تخطيط وصول العميل والسجلات والملفات والطلبات والموافقات والرسائل والإشعارات لبوابة تقلل من البريد الإلكتروني بدلاً من إنشاء صندوق وارد آخر.
الوكالات والاستشاريين والمحاسبين والعيادات والفرق القانونية وشركات الخدمات التي تنسق عمل العميل من خلال سلاسل البريد الإلكتروني المتفرقة.
- واجهة واضحة نموذج إذن العميل والموظفين
- مكان واحد للحالة والملفات والطلبات والقرارات
- خطة إطلاق تبدأ بسير عمل خدمة حقيقي واحد
سرد اللحظات المتكررة رسائل البريد الإلكتروني: الاستعلام عن الحالة، أو إعادة إرسال ملف، أو الموافقة على العمل، أو تحديث التفاصيل، أو العثور على الخطوة التالية. تصبح هذه اللحظات بمثابة ملاحة البوابة. تجنب نسخ النظام الداخلي إلى شاشة مواجهة للعميل.
تسجيل الدخول ليس نموذج إذن. حدد الشركة والمشروع والمستند والفاتورة والرسالة والمهمة التي قد تراها جهة اتصال العميل. تحتاج أدوار الموظفين إلى قواعد منفصلة. قم باختبار الوصول مع عميلين واثنين من الموظفين قبل إضافة بيانات حقيقية.
اختر رحلة مشتركة مثل إرسال المستندات، أو مراجعة التسليم، أو التحقق من حالة الحالة. قم بتضمين الحالة الفارغة والتحقق والتأكيد ومتابعة الموظفين ورسالة الإكمال. تنشئ حلقة واحدة منتهية قيمة أكثر من عشر علامات تبويب جزئية.
أرسل رسالة عندما يكون لدى المستلم إجراء واضح، واربطه مباشرةً بالسجل ذي الصلة. احتفظ بسجل للإشعارات ودع الأشخاص يتحكمون في التحديثات غير الضرورية. يجب أن تقلل البوابة الإلكترونية من ضجيج البريد الوارد، ولا تعكس كل تغيير داخلي في البريد الإلكتروني.
حدد الأنواع المسموح بها، وحدود الحجم، والاحتفاظ، وأذونات التنزيل، والحذف. سجل من قام بتحميل أو عرض مستند حساس. لا تضع ملفات خاصة على عناوين URL عامة أو تعتمد على اسم ملف لا يمكن تخمينه للحماية.
ابدأ بعدد قليل من العملاء وخط خدمة واحد. شاهد أين يترددون وما هي رسائل البريد الإلكتروني التي تستمر. قم بتحسين التصنيفات والخطوات المفقودة قبل دعوة الجميع. تكون البوابة الإلكترونية ناجحة عندما يتمكن العملاء من إكمال العمل دون السؤال عن المكان الذي يجب أن يذهبوا إليه.
البدء بالوصول الآمن، والحالة الواضحة، والإجراء التالي المطلوب، وتبادل الملفات، وسير عمل كامل للموافقة أو الطلب.
تدمج البوابة الإلكترونية الأذونات والسجلات وحالة سير العمل والإجراءات والاتصالات. تقوم مساحة Drive المشتركة بشكل أساسي بتخزين الملفات.
نعم. نموذج عضوية الشركة والأدوار الفردية حتى يتمكن المسؤولون الماليون والمديرون والمساهمون من رؤية ما يتطلبه عملهم فقط.
حل مهمة متكررة، وربط الإشعارات بها مباشرة، وحافظ على بساطة الواجهة، وتوقف عن تشغيل عملية منافسة عبر البريد الإلكتروني بمجرد أن تصبح البوابة الإلكترونية جاهزة.