تنسيق المستندات والمعدات والوصول والتدريب والمالكين وتواريخ الاستحقاق والموافقات والتقدم في الأسبوع الأول دون الاعتماد على الذاكرة والبريد الإلكتروني.
الشركات المتنامية التي يشترك إعداد التوظيف الجديد فيها مع عدة فرق وتتم إدارتها حاليًا من خلال جداول البيانات والدردشة والتذكيرات المتكررة.
- خطة إعداد قائمة على الأدوار مع مالكين مسؤولين
- تقدم واضح عبر الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات والتمويل والمديرين
- سير عمل قابل لإعادة الاستخدام مع معالجة آمنة للمستندات
تحديد ما يفعله الشخص في كل منهما يجب أن يفهم الدور ويصل إليه ويكتمل في اليوم الأول والأسبوع الأول والشهر الأول. العمل إلى الوراء في المهام. تفتقد قائمة المراجعة العامة الأنظمة والعلاقات والعمل المبكر الخاص بالأدوار.
قد تجمع الموارد البشرية المستندات، وقد يقوم قسم تكنولوجيا المعلومات بإعداد الوصول، وقد يحدد قسم الشؤون المالية كشوف المرتبات، وقد يخطط المدير للمقدمات. يجب أن يُظهر النظام المالك المسؤول والتبعية وتاريخ الاستحقاق والحالة ودليل الإنجاز. المسؤولية المشتركة عادة ما تصبح لا مسؤولية.
اجمع المعلومات الحساسة فقط عند الحاجة إليها، وقم بتقييدها حسب الدور، وحدد الاحتفاظ بها، وسجل الوصول إليها. قم بتوفير الحسابات من قوالب الأدوار المعتمدة والحالات المنفصلة المطلوبة والمعتمدة والمنشأة والتي تم التحقق منها. لا تضع علامة اكتمال على الوصول أبدًا لمجرد إرسال رسالة.
إنشاء المهام من تاريخ البدء والدور والموقع ونوع الوظيفة. قم بتذكير المالك قبل الموعد النهائي وتصعيد الحواجز المتأخرة. احتفظ بالموافقة البشرية على الوصول غير المعتاد أو الإنفاق أو المستندات القانونية.
اعرض الإجراءات القليلة التالية والجدول الزمني والأشخاص الذين يجب مقابلتهم والروابط المفيدة وأماكن طلب المساعدة. لا تعرض مجلس التنسيق الداخلي. يجب أن تقلل طريقة عرض الموظف من عدم اليقين، بينما تكشف طريقة عرض المشغل التبعيات والتأخير.
اسأل الموظف والمدير عن الوصول الذي وصل متأخرًا، والمواد غير الواضحة، والعمل الذي تم تكراره. مراجعة أوقات الإكمال حسب الدور والفريق. تحسين القالب، وليس السجل الفردي فقط.
تتبع الموظف والدور وتاريخ البدء والمهام والمالكين والتبعيات وتواريخ الاستحقاق والموافقات وأدلة الإكمال والمستندات وحالة الوصول.
ينبغي التحضير الداخلي. يجب أن تتبع الطلبات الموجهة للموظفين القواعد المحلية ويجب أن تقتصر على ما هو مناسب قبل بدء التوظيف.
اجمع الحد الأدنى، واستخدم الوصول المستند إلى الدور، وتشفير التخزين والنقل، والوصول إلى السجل، وتطبيق قواعد صريحة للاحتفاظ والحذف.
قياس الوقت اللازم للوصول المطلوب، وحالات الحظر المتأخرة، وإكمال معالم الدور، وتعليقات الموظفين الجدد حول الاستعداد والوضوح.