تحويل الإجراءات والإجابات المتفرقة إلى معرفة مملوكة وقابلة للبحث والمراجعة يمكن للموظفين وأدوات الذكاء الاصطناعي استخدامها بثقة.
العمليات والدعم والتمكين والفرق المتنامية التي تجيب بشكل متكرر على نفس الأسئلة من المستندات والدردشة والذاكرة.
- نموذج محتوى واضح وقاعدة ملكية
- إجراءات قابلة للبحث مع الأدلة وتواريخ المراجعة
- سير عمل صيانة يمنع السياسة القديمة
اجمع الأسئلة التي تقاطع الموظفين ذوي الخبرة، وتتسبب في إجابات غير متناسقة، أو تأخير العمل. تحديد الأولويات حسب التردد والمخاطر. غالبًا ما تحتفظ قاعدة المعرفة التي تم إنشاؤها من بنية مجلد قديمة بالمستندات التي لا يحتاجها أحد.
حدد قوالب للإجراءات والسياسات والحقائق المرجعية واستكشاف الأخطاء وإصلاحها والقرارات. يحتاج كل نوع إلى مالك وجمهور وحالة وتاريخ سريان وتاريخ مراجعة. الهيكل يجعل البحث والصيانة أكثر موثوقية.
ابدأ بالإجابة أو النتيجة. اذكر المتطلبات الأساسية والخطوات المرقمة والنتيجة المتوقعة والاستثناءات والتصعيد. استخدم المصطلحات التي يبحث عنها الموظفون فعليًا، بما في ذلك أسماء المنتجات ونص الأخطاء الشائعة.
يوضح النظام المفيد ما إذا كان المحتوى مقترحًا أو تمت مراجعته أو تمت الموافقة عليه أو تم استبداله أو أرشفته. الحفاظ على تاريخ التغيير وأدلة الموافقة على السياسات. يجب أن يفضل البحث المواد المعتمدة الحالية مع إبقاء الإصدارات القديمة متاحة للمراجعين المعتمدين.
اسمح للقراء بالإبلاغ عما هو مفقود أو خاطئ في السياق. توجيه الملاحظات إلى المالك وتتبع الحل. مصطلحات البحث التي لا تحتوي على نتائج مفيدة هي قائمة مباشرة بثغرات المحتوى.
عندما يستخدم برنامج الدردشة الآلي أو المساعد قاعدة المعرفة، يجب عليه استرداد المقاطع المعتمدة والحفاظ على هوية المصدر. يحتاج الموظفون إلى معرفة الصفحة التي تدعم الإجابة ومتى تمت مراجعتها. من الصعب الوثوق بالإجابة بدون مصدر أو تصحيحها.
ابدأ بأسئلة وإجراءات عالية التكرار وعالية المخاطر تعتمد حاليًا على شخص واحد من ذوي الخبرة.
قم بتعيين تكرار المراجعة حسب المخاطر ومعدل التغيير. قد تحتاج قاعدة التسعير إلى مراجعة متكررة، بينما قد يحتاج مرجع الخلفية الثابت إلى أقل من ذلك بكثير.
تعيين مالك واحد وصفحة أساسية لكل موضوع، وربط الإجراءات ذات الصلة، ودمج الإجابات المتنافسة أثناء المراجعة.
نعم، عندما تتم الموافقة على المحتوى، وتنظيمه، والحصول على إذن، واسترداده باستخدام مراجع المصدر وتواريخ المراجعة.