Modellieren Sie Projekte, Arbeitselemente, Besitzer, Abhängigkeiten, Genehmigungen, Ansichten und Berichte, ohne das Team in eine generische Aufgabenvorlage zu zwingen.
Bereitstellungsteams, Agenturen, Betriebsgruppen und Spezialfirmen, deren Arbeitsablauf nicht in eine Standardtafel oder Tabellenkalkulation passt.
- Ein Arbeitsmodell, das widerspiegelt wie Projekte tatsächlich ablaufen
- Rollenspezifische Ansichten mit klaren nächsten Aktionen
- Zuverlässiger Status basierend auf Aufzeichnungen statt Besprechungen
Entscheiden Sie, ob die Hierarchie ein Portfolio ist, Projekt, Phase, Liefergegenstand, Aufgabe oder ein anderes domänenspezifisches Modell. Vermeiden Sie es, alles als Aufgabe zu bezeichnen. Jede Ebene sollte einen Zweck, einen Eigentümer, Daten und einen Existenzgrund haben.
Verwenden Sie Zustände, die sinnvolle Änderungen beschreiben, z. B. „bereit“, „in Bearbeitung“, „blockiert“, „in Prüfung“, „genehmigt“ und „abgeschlossen“. Definieren Sie, wer Arbeit verschieben kann, welche Informationen erforderlich sind und welche Übergänge nicht möglich sind. Zu viele Status verursachen Berichtslärm.
Stellen Sie Arbeiten dar, die erst beginnen können, wenn ein anderes Element abgeschlossen ist. Lassen Sie einen Blocker einen Besitzer, einen Grund und das nächste Überprüfungsdatum tragen. Ein rotes Etikett ohne Verantwortlichkeit schmückt lediglich die Verzögerung.
Mitwirkende brauchen ihre nächste Arbeit. Projektleiter benötigen Risiken, nicht zugewiesene Elemente und bevorstehende Meilensteine. Kunden benötigen möglicherweise Genehmigungen und einen vereinfachten Status. Erstellen Sie Ansichten aus denselben Datensätzen, damit Teams keine parallelen Tracker verwalten müssen.
Verfolgen Sie, wann Arbeit in den Status eintritt und diesen verlässt, nicht nur den aktuellen Status. Dies unterstützt Zykluszeit, Wartezeit, Durchsatz und verpasste Verpflichtungen. Der Aktivitätsverlauf erklärt auch, warum ein Projekt ohne Rückgriff auf den Speicher verschoben wurde.
Führen Sie das Tool zusammen mit einem realen Projekt aus und zeichnen Sie jeden Moment auf, in dem Personen zu E-Mails oder einer Tabellenkalkulation zurückkehren. Korrigieren Sie zunächst das Arbeitsmodell und fehlende Aktionen. Fügen Sie Automatisierungen erst hinzu, wenn der manuelle Workflow zuverlässig ist.
Beginnen Sie mit Projekten, Arbeitselementen, Besitzern, Status, Daten, Kommentaren, Dateien, Abhängigkeiten und Aktivitätsereignissen.
Verwenden Sie die wenigsten Status, die Verantwortung, Berechtigung oder Berichterstattung ändern. Fünf bis sieben reichen oft für einen ersten Arbeitsablauf.
Normalerweise nicht. Sie können dieselben Datensätze über eine einfachere Ansicht verwenden, die sich auf Status, angeforderte Informationen und Genehmigungen konzentriert.
Zykluszeit, Wartezeit, Durchsatz, blockiertes Alter, Pünktlichkeitsmeilensteine und nach der Überprüfung wieder geöffnete Arbeit sind umsetzbarer als reine Aufgabenzahlen.