Modele proyectos, elementos de trabajo, propietarios, dependencias, aprobaciones, vistas e informes sin forzar al equipo a utilizar una plantilla de tareas genérica.
Equipos de entrega, agencias, grupos de operaciones y firmas especializadas cuyo flujo de trabajo no se ajusta a un tablero u hoja de cálculo estándar.
- Un modelo de trabajo que refleje cómo se mueven realmente los proyectos
- Vistas de roles específicos con acciones siguientes claras
- Estado confiable basado en registros en lugar de reuniones
Decide si la jerarquía es cartera, proyecto, fase, entregable, tarea u otro modelo específico de dominio. Evite llamar a todo una tarea. Cada nivel debe tener un propósito, propietario, fechas y una razón para existir.
Utilice estados que describan cambios significativos como listo, en progreso, bloqueado, en revisión, aprobado y completo. Defina quién puede trasladar el trabajo, qué información se requiere y qué transiciones son imposibles. Demasiados estados generan ruido en los informes.
Representar el trabajo que no puede comenzar hasta que se complete otro elemento. Deje que un bloqueador lleve un propietario, motivo y próxima fecha de revisión. Una etiqueta roja sin responsabilidad simplemente adorna el retraso.
Los colaboradores necesitan su próximo trabajo. Los líderes de proyecto necesitan riesgos, elementos no asignados y próximos hitos. Es posible que los clientes necesiten aprobaciones y un estado simplificado. Cree vistas a partir de los mismos registros para que los equipos no mantengan rastreadores paralelos.
Realice un seguimiento de cuándo el trabajo entra y sale de los estados, no solo del estado actual. Esto respalda el tiempo de ciclo, el tiempo de espera, el rendimiento y los compromisos incumplidos. El historial de actividad también explica por qué un proyecto se movió sin depender de la memoria.
Ejecute la herramienta junto con un proyecto real y registre cada momento en que las personas regresan al correo electrónico o a una hoja de cálculo. Primero arregle el modelo de trabajo y las acciones faltantes. Agregue automatizaciones solo después de que el flujo de trabajo manual sea confiable.
Comience con proyectos, elementos de trabajo, propietarios, estados, fechas, comentarios, archivos, dependencias y eventos de actividad.
Utilice la menor cantidad de estados que cambien la responsabilidad, el permiso o los informes. De cinco a siete suele ser suficiente para un primer flujo de trabajo.
Normalmente no. Pueden usar los mismos registros a través de una vista más simple centrada en el estado, la información solicitada y las aprobaciones.
El tiempo de ciclo, el tiempo de espera, el rendimiento, la antigüedad del bloqueo, los hitos de puntualidad y el trabajo reabierto después de la revisión son más procesables que los recuentos de tareas sin procesar.