Modélisez des projets, des éléments de travail, des propriétaires, des dépendances, des approbations, des vues et des rapports sans forcer l'équipe à adopter un modèle de tâche générique.
Équipes de livraison, agences, groupes opérationnels et entreprises spécialisées dont le flux de travail ne correspond pas à un tableau ou une feuille de calcul standard.
- Un modèle de travail qui reflète comment les projets bougent réellement
- Vues spécifiques aux rôles avec actions suivantes claires
- Statut fiable basé sur des enregistrements plutôt que sur des réunions
Décidez si la hiérarchie est portefeuille, projet, phase, livrable, tâche ou autre modèle spécifique au domaine. Évitez de tout appeler une tâche. Chaque niveau doit avoir un objectif, un propriétaire, des dates et une raison d'exister.
Utilisez des états qui décrivent des changements significatifs tels que prêt, en cours, bloqué, en révision, approuvé et terminé. Définissez qui peut déplacer le travail, quelles informations sont requises et quelles transitions sont impossibles. Trop de statuts créent du bruit dans les rapports.
Représente un travail qui ne peut pas démarrer tant qu'un autre élément n'est pas terminé. Laissez un bloqueur porter un propriétaire, une raison et une date de prochaine révision. Une étiquette rouge sans responsabilité ne fait que décorer les retards.
Les contributeurs ont besoin de leur prochain travail. Les chefs de projet ont besoin de risques, d'éléments non attribués et de jalons à venir. Les clients peuvent avoir besoin d'approbations et d'un statut simplifié. Créez des vues à partir des mêmes enregistrements afin que les équipes n'aient pas à maintenir de suivis parallèles.
Suivez le moment où le travail entre et quitte un état, et pas seulement l'état actuel. Cela prend en charge le temps de cycle, le temps d'attente, le débit et les engagements manqués. L'historique des activités explique également pourquoi un projet a été déplacé sans dépendre de la mémoire.
Exécutez l'outil parallèlement à un projet réel et enregistrez chaque instant où les gens reviennent à un e-mail ou à une feuille de calcul. Corrigez d'abord le modèle de travail et les actions manquantes. Ajoutez des automatisations uniquement une fois que le flux de travail manuel est fiable.
Commencez par les projets, les éléments de travail, les propriétaires, les états, les dates, les commentaires, les fichiers, les dépendances et les événements d'activité.
Utilisez le moins d'états qui modifient la responsabilité, l'autorisation ou le reporting. Cinq à sept personnes suffisent souvent pour un premier workflow.
Généralement pas. Ils peuvent utiliser les mêmes enregistrements via une vue plus simple axée sur le statut, les informations demandées et les approbations.
Le temps de cycle, le temps d'attente, le débit, l'âge bloqué, les jalons de ponctualité et les travaux rouverts après examen sont plus exploitables que le nombre brut de tâches.