מתכננים גישת לקוחות, רשומות, קבצים, בקשות, אישורים, הודעות והתראות לפורטל שמפחית מיילים במקום ליצור עוד תיבת דואר.
סוכנויות, יועצים, רואי חשבון, מרפאות, משרדי עורכי דין ועסקי שירות שמנהלים עבודה מול לקוחות בשרשראות מייל מפוזרות.
- מודל הרשאות ברור ללקוחות ולעובדים
- מקום אחד לסטטוס, קבצים, בקשות והחלטות
- השקה שמתחילה מתהליך שירות אמיתי אחד
רשום את הודעות האימייל החוזרות ונשנות: בקשה לסטטוס, שליחת קובץ מחדש, אישור עבודה, עדכון פרטים או מציאת השלב הבא. הרגעים הללו הופכים לניווט בפורטל. הימנע מהעתקת המערכת הפנימית למסך הפונה ללקוח.
כניסה אינה מודל הרשאה. החלט איזה חברה, פרויקט, מסמך, חשבונית, הודעה ומשימה כל איש קשר של לקוח עשוי לראות. תפקידי צוות צריכים כללים נפרדים. בדוק גישה עם שני לקוחות ושני אנשי צוות לפני הוספת נתונים אמיתיים.
בחר מסע נפוץ כגון הגשת מסמכים, סקירת מוצר או בדיקת סטטוס תיק. כלול את המצב הריק, האימות, האישור, מעקב הצוות והודעת ההשלמה. לולאה אחת גמורה יוצרת יותר ערך מעשר כרטיסיות חלקיות.
שלח הודעה כאשר לנמען יש פעולה ברורה, וקשר ישירות לרשומה הרלוונטית. שמור יומן התראות ואפשר לאנשים לשלוט בעדכונים לא חיוניים. A portal should reduce inbox noise, not mirror every internal change into email.
Define allowed types, size limits, retention, download permissions, and deletion. רשום מי העלה או צפה במסמך רגיש. Do not place private files at public URLs or rely on an unguessable filename for protection.
התחל עם כמה לקוחות וקו שירות אחד. צפו איפה הם מהססים ואיזה מיילים ממשיכים. שפר את התוויות ואת השלבים החסרים לפני שתזמין את כולם. הפורטל מצליח כאשר לקוחות יכולים להשלים עבודה מבלי לשאול לאן ללכת.
התחל עם גישה מאובטחת, סטטוס ברור, הפעולה הנדרשת הבאה, החלפת קבצים וזרימת עבודה אחת של אישור או בקשה.
פורטל משלב הרשאות, רשומות, מצב זרימת עבודה, פעולות ותקשורת. כונן שיתופי מאחסן בעיקר קבצים.
כן. דגמי חברות בחברה ותפקידים בודדים כך שפיננסים, מנהלים ותורמים יוכלו לראות רק מה עבודתם דורשת.
פתור משימה חוזרת, קשר הודעות ישירות אליה, שמור על הממשק פשוט והפסק להפעיל תהליך מתחרה בדוא"ל ברגע שהפורטל מוכן.