מתאמים מסמכים, ציוד, הרשאות, הדרכה, אחראים, תאריכי יעד ואישורים בלי להסתמך על זיכרון, צ׳אט ומיילים.
חברות בצמיחה שבהן הכנת עובד חדש עוברת בין כמה צוותים ומנוהלת כיום בגיליונות, בצ׳אט ובתזכורות חוזרות.
- תוכנית קליטה לפי תפקיד עם אחראי לכל משימה
- התקדמות גלויה בין משאבי אנוש, IT, כספים ומנהלים
- תהליך חוזר עם טיפול מאובטח במסמכים
הגדר מה אדם בכל תפקיד צריך להבין, לגשת ולהשלים לפי היום הראשון, השבוע הראשון והחודש הראשון. עבוד אחורה לתוך משימות. רשימת בדיקה גנרית מחמיצה מערכות ספציפיות לתפקיד, מערכות יחסים ועבודה מוקדמת.
HR עשוי לאסוף מסמכים, IT עשוי להכין גישה, כספים עשויים לקבוע שכר, והמנהל עשוי לתכנן היכרות. המערכת צריכה להציג את הבעלים האחראי, תלות, תאריך יעד, סטטוס וראיות להשלמה. אחריות משותפת הופכת בדרך כלל ללא אחריות.
אסוף מידע רגיש רק בעת הצורך, הגבל אותו לפי תפקיד, הגדיר שמירה ותעד גישה. הקצאת חשבונות מתבניות תפקידים מאושרות ומצבים נפרדים מבוקשים, מאושרים, נוצרים ומאומתים. לעולם אל תסמן את הגישה להשלמת רק בגלל שנשלחה הודעה.
צור משימות מתאריך התחלה, תפקיד, מיקום וסוג העסקה. הזכירו לבעלים לפני מועד אחרון והסלימו את חוסמי האיחור. שמור על אישור אנושי לגישה חריגה, הוצאה או מסמכים משפטיים.
הצג את הפעולות הבאות, לוח זמנים, אנשים לפגוש, קישורים שימושיים והיכן לבקש עזרה. אין לחשוף את לוח התיאום הפנימי. תצוגת העובד אמורה להפחית את אי הוודאות, בעוד שתצוגת המפעיל חושפת תלות ועיכובים.
שאלו את העובד והמנהל איזו גישה הגיעה באיחור, איזה חומר לא היה ברור ואיזו עבודה שוכפלה. סקור את זמני ההשלמה לפי תפקיד וצוות. שפר את התבנית, לא רק את הרשומה הפרטנית.
עקוב אחר העובד, התפקיד, תאריך ההתחלה, המשימות, הבעלים, התלות, תאריכי יעד, אישורים, ראיות השלמה, מסמכים וסטטוס גישה.
הכנה פנימית צריכה. בקשות הפונות לעובדים חייבות לעמוד בכללים המקומיים ויש להגביל את מה שמתאים לפני תחילת העסקה.
אספו את המינימום, השתמשו בגישה מבוססת תפקידים, הצפין אחסון והובלה, גישה ביומן והחל כללי שמירה ומחיקה מפורשים.
מדוד זמן עד לגישה הנדרשת, חוסמי איחור, השלמת אבני דרך בתפקיד ומשוב של עובדים חדשים לגבי מוכנות ובהירות.