ממפים פרויקטים, פריטי עבודה, אחראים, תלויות, אישורים, תצוגות ודיווח בלי לכפות על הצוות תבנית משימות גנרית.
צוותי מסירה, סוכנויות, תפעול וחברות מקצועיות שתהליך העבודה שלהן לא מתאים ללוח משימות או גיליון רגיל.
- מודל עבודה שמשקף את תהליך המסירה
- תצוגות לפי תפקיד עם הפעולה הבאה
- סטטוס אמין שמבוסס על רשומות ולא על ישיבות
החלט אם ההיררכיה היא תיק עבודות, פרויקט, שלב, תוצר, משימה או מודל אחר ספציפי לתחום. הימנע לקרוא לכל דבר משימה. לכל רמה צריכה להיות מטרה, בעלים, תאריכים וסיבה להתקיים.
השתמש במצבים המתארים שינויים משמעותיים כגון מוכנים, בתהליך, חסומים, בבדיקה, מאושרים והושלמו. הגדירו מי יכול להעביר עבודה, איזה מידע נדרש ואילו מעברים בלתי אפשריים. יותר מדי סטטוסים יוצרים רעש דיווח.
ייצג עבודה שלא יכולה להתחיל עד שפריט אחר יושלם. תן לחוסם לשאת בעלים, סיבה ותאריך הבדיקה הבא. תווית אדומה ללא אחריות פשוט מקשטת עיכוב.
תורמים צריכים את העבודה הבאה שלהם. לידים לפרויקט זקוקים לסיכונים, לפריטים שלא הוקצו, ואבני דרך קרובות. לקוחות עשויים להזדקק לאישורים ולסטטוס פשוט יותר. בנה תצוגות מאותן רשומות כדי שהצוותים לא ישמרו על עוקבים מקבילים.
עקוב אחר מתי העבודה נכנסת ויוצאת ממצבים, לא רק את הסטטוס הנוכחי. זה תומך בזמן מחזור, זמן המתנה, תפוקה והתחייבויות שהוחמצו. היסטוריית הפעילויות גם מסבירה מדוע פרויקט זז מבלי להסתמך על זיכרון.
הפעל את הכלי לצד פרויקט אמיתי ותעד כל רגע שאנשים חוזרים למייל או לגיליון אלקטרוני. תחילה תקן את מודל העבודה והפעולות החסרות. הוסף אוטומציות רק לאחר שזרימת העבודה הידנית תהיה מהימנה.
התחל עם פרויקטים, פריטי עבודה, בעלים, מדינות, תאריכים, הערות, קבצים, תלות ואירועי פעילות.
השתמש בכמה שפחות מצבים שמשנים אחריות, הרשאה או דיווח. חמישה עד שבע מספיקים לעתים קרובות לזרימת עבודה ראשונה.
בדרך כלל לא. הם יכולים להשתמש באותן רשומות באמצעות תצוגה פשוטה יותר המתמקדת בסטטוס, מידע מבוקש ואישורים.
זמן מחזור, זמן המתנה, תפוקה, גיל חסום, אבני דרך בזמן ועבודה שנפתחה מחדש לאחר בדיקה ניתנות לפעולה יותר מאשר ספירת משימה גולמית.