एक पोर्टल के लिए क्लाइंट एक्सेस, रिकॉर्ड, फ़ाइलें, अनुरोध, अनुमोदन, संदेश और सूचनाओं की योजना बनाएं जो अन्य इनबॉक्स बनाने के बजाय ईमेल को कम करता है।
एजेंसियां, सलाहकार, अकाउंटेंट, क्लीनिक, कानूनी टीमें और सेवा कंपनियां जो बिखरे हुए ईमेल थ्रेड्स के माध्यम से क्लाइंट के काम का समन्वय करती हैं।
- एक स्पष्ट ग्राहक और कर्मचारी अनुमति मॉडल
- स्थिति, फ़ाइलें, अनुरोध और निर्णयों के लिए एक स्थान
- एक लॉन्च योजना जो एक वास्तविक सेवा वर्कफ़्लो से शुरू होती है
बार-बार आने वाले ईमेल की सूची बनाएं: स्थिति पूछना, फ़ाइल दोबारा भेजना, काम को मंजूरी देना, विवरण अपडेट करना, या अगला चरण ढूंढना। ये क्षण पोर्टल नेविगेशन बन जाते हैं। आंतरिक सिस्टम को क्लाइंट-फेसिंग स्क्रीन में कॉपी करने से बचें।
लॉगिन एक अनुमति मॉडल नहीं है। तय करें कि प्रत्येक ग्राहक संपर्क कौन सी कंपनी, परियोजना, दस्तावेज़, चालान, संदेश और कार्य देख सकता है। स्टाफ भूमिकाओं के लिए अलग नियमों की आवश्यकता है। वास्तविक डेटा जोड़ने से पहले दो ग्राहकों और दो स्टाफ सदस्यों के साथ पहुंच का परीक्षण करें।
एक सामान्य यात्रा चुनें जैसे दस्तावेज़ जमा करना, वितरण योग्य की समीक्षा करना, या मामले की स्थिति की जाँच करना। रिक्त स्थिति, सत्यापन, पुष्टि, स्टाफ अनुवर्ती और पूर्णता संदेश शामिल करें। एक पूर्ण लूप दस आंशिक टैब से अधिक मूल्य बनाता है।
जब प्राप्तकर्ता के पास स्पष्ट कार्रवाई हो तो एक संदेश भेजें और सीधे संबंधित रिकॉर्ड से लिंक करें। एक अधिसूचना लॉग रखें और लोगों को गैर-आवश्यक अपडेट नियंत्रित करने दें। एक पोर्टल को इनबॉक्स शोर को कम करना चाहिए, न कि हर आंतरिक परिवर्तन को ईमेल में प्रतिबिंबित करना चाहिए।
अनुमत प्रकार, आकार सीमा, अवधारण, डाउनलोड अनुमतियाँ और विलोपन को परिभाषित करें। रिकॉर्ड करें कि संवेदनशील दस्तावेज़ किसने अपलोड किया या देखा। सार्वजनिक यूआरएल पर निजी फ़ाइलें न रखें या सुरक्षा के लिए किसी अकल्पनीय फ़ाइल नाम पर भरोसा न करें।
कुछ क्लाइंट और एक सर्विस लाइन से शुरुआत करें। देखें कि वे कहां झिझकते हैं और कौन से ईमेल जारी रहते हैं। सभी को आमंत्रित करने से पहले लेबल और छूटे हुए चरणों में सुधार करें। पोर्टल तब सफल होता है जब ग्राहक यह पूछे बिना काम पूरा कर सकते हैं कि कहां जाना है।
सुरक्षित पहुंच, स्पष्ट स्थिति, अगली आवश्यक कार्रवाई, फ़ाइल विनिमय और एक पूर्ण अनुमोदन या अनुरोध वर्कफ़्लो के साथ प्रारंभ करें।
एक पोर्टल अनुमतियों, रिकॉर्ड, वर्कफ़्लो स्थिति, क्रियाओं और संचार को जोड़ता है। एक साझा ड्राइव मुख्य रूप से फ़ाइलें संग्रहीत करती है।
हां. मॉडल कंपनी सदस्यता और व्यक्तिगत भूमिकाएँ ताकि वित्त, प्रबंधक और योगदानकर्ता केवल वही देख सकें जो उनके काम की आवश्यकता है।
बार-बार किए गए कार्य को हल करें, सूचनाओं को सीधे उससे लिंक करें, इंटरफ़ेस को सरल रखें, और पोर्टल तैयार होने के बाद ईमेल द्वारा प्रतिस्पर्धी प्रक्रिया को चलाना बंद कर दें।