टीम को सामान्य कार्य टेम्पलेट में शामिल किए बिना मॉडल प्रोजेक्ट, कार्य आइटम, मालिक, निर्भरता, अनुमोदन, विचार और रिपोर्टिंग।
डिलीवरी टीमें, एजेंसियां, संचालन समूह और विशेषज्ञ फर्म जिनका वर्कफ़्लो एक मानक बोर्ड या स्प्रेडशीट में फिट नहीं होता है।
- एक कार्य मॉडल जो दर्शाता है कि परियोजनाएं वास्तव में कैसे चलती हैं
- स्पष्ट अगली कार्रवाइयों के साथ भूमिका-विशिष्ट दृश्य
- बैठकों के बजाय रिकॉर्ड के आधार पर विश्वसनीय स्थिति
तय करें कि पदानुक्रम पोर्टफ़ोलियो, प्रोजेक्ट, चरण, वितरण योग्य, कार्य या कोई अन्य डोमेन-विशिष्ट मॉडल है। हर चीज़ को कार्य कहने से बचें. प्रत्येक स्तर का एक उद्देश्य, स्वामी, दिनांक और अस्तित्व का एक कारण होना चाहिए।
ऐसे राज्यों का उपयोग करें जो सार्थक परिवर्तनों का वर्णन करते हैं जैसे कि तैयार, प्रगति पर, अवरुद्ध, समीक्षा में, स्वीकृत और पूर्ण। परिभाषित करें कि कौन कार्य स्थानांतरित कर सकता है, किस जानकारी की आवश्यकता है, और कौन से परिवर्तन असंभव हैं। बहुत सारी स्थितियाँ रिपोर्टिंग शोर पैदा करती हैं।
उस कार्य का प्रतिनिधित्व करता है जो तब तक शुरू नहीं हो सकता जब तक कि कोई अन्य आइटम पूरा न हो जाए। अवरोधक को स्वामी, कारण और अगली समीक्षा तिथि बताने दें। जवाबदेही के बिना एक लाल लेबल केवल देरी को दर्शाता है।
योगदानकर्ताओं को अपने अगले काम की आवश्यकता है। प्रोजेक्ट लीडों को जोखिम, अनिर्धारित आइटम और आगामी मील के पत्थर की आवश्यकता होती है। ग्राहकों को अनुमोदन और सरलीकृत स्थिति की आवश्यकता हो सकती है। समान रिकॉर्ड से दृश्य बनाएं ताकि टीमें समानांतर ट्रैकर न बनाए रखें।
केवल वर्तमान स्थिति ही नहीं, बल्कि कार्य के प्रवेश और प्रस्थान की स्थिति को भी ट्रैक करें। यह चक्र समय, प्रतीक्षा समय, थ्रूपुट और छूटी हुई प्रतिबद्धताओं का समर्थन करता है। गतिविधि इतिहास यह भी बताता है कि कोई प्रोजेक्ट स्मृति पर निर्भर हुए बिना क्यों आगे बढ़ा।
टूल को वास्तविक प्रोजेक्ट के साथ चलाएं और लोगों के ईमेल या स्प्रेडशीट पर लौटने के हर पल को रिकॉर्ड करें। पहले कार्य मॉडल और छूटी हुई कार्रवाइयों को ठीक करें। मैन्युअल वर्कफ़्लो भरोसेमंद होने के बाद ही ऑटोमेशन जोड़ें।
परियोजनाओं, कार्य वस्तुओं, मालिकों, राज्यों, तिथियों, टिप्पणियों, फ़ाइलों, निर्भरताओं और गतिविधि घटनाओं से प्रारंभ करें।
उन सबसे कम राज्यों का उपयोग करें जो जिम्मेदारी, अनुमति या रिपोर्टिंग को बदलते हैं। पहले वर्कफ़्लो के लिए पाँच से सात अक्सर पर्याप्त होते हैं।
आमतौर पर नहीं। वे स्थिति, अनुरोधित जानकारी और अनुमोदन पर केंद्रित एक सरल दृश्य के माध्यम से समान रिकॉर्ड का उपयोग कर सकते हैं।
चक्र समय, प्रतीक्षा समय, थ्रूपुट, अवरुद्ध आयु, समय पर मील के पत्थर और समीक्षा के बाद फिर से खोला गया कार्य कच्चे कार्य गणना की तुलना में अधिक कार्रवाई योग्य है।