बिखरी हुई प्रक्रियाओं और उत्तरों को स्वामित्व, खोज योग्य, समीक्षा योग्य ज्ञान में बदलें जिसे कर्मचारी और एआई उपकरण आत्मविश्वास के साथ उपयोग कर सकें।
संचालन, समर्थन, सक्षमता, और बढ़ती टीमें जो दस्तावेज़ों, चैट और मेमोरी से बार-बार एक ही प्रश्न का उत्तर देती हैं।
- एक स्पष्ट सामग्री मॉडल और स्वामित्व नियम
- सबूतों और समीक्षा तिथियों के साथ खोजने योग्य प्रक्रियाएं
- एक रखरखाव वर्कफ़्लो जो पुरानी नीति को रोकता है
ऐसे प्रश्न एकत्र करें जो अनुभवी कर्मचारियों को बाधित करते हैं, असंगत उत्तर देते हैं, या काम में देरी करते हैं। आवृत्ति और जोखिम के आधार पर प्राथमिकता दें। पुराने फ़ोल्डर संरचना से निर्मित ज्ञानकोष अक्सर उन दस्तावेज़ों को सुरक्षित रखता है जिनकी किसी को आवश्यकता नहीं होती।
प्रक्रियाओं, नीतियों, संदर्भ तथ्यों, समस्या निवारण और निर्णयों के लिए टेम्पलेट परिभाषित करें। प्रत्येक प्रकार के लिए एक स्वामी, दर्शक, स्थिति, प्रभावी तिथि और समीक्षा तिथि की आवश्यकता होती है। संरचना खोज और रखरखाव को अधिक विश्वसनीय बनाती है।
उत्तर या परिणाम के साथ आगे बढ़ें। पूर्वापेक्षाएँ, क्रमांकित चरण, अपेक्षित परिणाम, अपवाद और वृद्धि बताएं। उन शब्दों का उपयोग करें जिन्हें कर्मचारी वास्तव में खोजते हैं, जिसमें उत्पाद के नाम और सामान्य त्रुटि पाठ शामिल हैं।
एक उपयोगी सिस्टम दिखाता है कि सामग्री प्रस्तावित है, समीक्षा की गई है, स्वीकृत है, प्रतिस्थापित की गई है, या संग्रहीत है। नीतियों के लिए परिवर्तन इतिहास और अनुमोदन साक्ष्य सुरक्षित रखें। अधिकृत समीक्षकों के लिए पुराने संस्करण उपलब्ध रखते हुए खोज को वर्तमान अनुमोदित सामग्री का समर्थन करना चाहिए।
पाठकों को यह रिपोर्ट करने दें कि संदर्भ में क्या छूट गया है या गलत है। मालिक को फीडबैक रूट करें और समाधान ट्रैक करें। बिना किसी उपयोगी परिणाम वाले खोज शब्द सामग्री अंतराल की एक सीधी सूची हैं।
जब कोई चैटबॉट या सहायक ज्ञानकोष का उपयोग करता है, तो उसे स्वीकृत अंशों को पुनः प्राप्त करना चाहिए और स्रोत की पहचान को संरक्षित करना चाहिए। कर्मचारियों को यह देखना होगा कि कौन सा पृष्ठ उत्तर का समर्थन करता है और इसकी समीक्षा कब की गई थी। बिना स्रोत के उत्तर पर भरोसा करना या सही करना मुश्किल है।
उच्च-आवृत्ति, उच्च-जोखिम वाले प्रश्नों और प्रक्रियाओं से शुरुआत करें जो वर्तमान में एक अनुभवी व्यक्ति पर निर्भर हैं।
जोखिम और परिवर्तन की दर के आधार पर समीक्षा आवृत्ति निर्धारित करें। एक मूल्य निर्धारण नियम को बार-बार समीक्षा की आवश्यकता हो सकती है, जबकि एक स्थिर पृष्ठभूमि संदर्भ के लिए बहुत कम आवश्यकता हो सकती है।
प्रति विषय एक स्वामी और विहित पृष्ठ निर्दिष्ट करें, संबंधित प्रक्रियाओं को लिंक करें और समीक्षा के दौरान प्रतिस्पर्धी उत्तरों को मर्ज करें।
हां, जब सामग्री स्वीकृत, संरचित, अनुमति-जागरूक और स्रोत संदर्भ और समीक्षा तिथियों के साथ पुनर्प्राप्त की जाती है।