एक व्यावहारिक गाइड, ऐसा sales dashboard बनाने की जो फैसलों को आगे बढ़ाए: ज़्यादातर dashboards को क्यों नज़रअंदाज़ किया जाता है, वे कुछ ही नंबर कैसे चुनें जो आपकी टीम के काम को सच में बदल दें, इसे लाइव pipeline डेटा से कैसे जोड़ें, और ऐसा व्यू कैसे बनाएं जो दीवार सजाने के बजाय किसी सवाल का जवाब दे।
ऐसे संस्थापक, sales लीड, एजेंसियां और सर्विस बिज़नेस जिन्हें डेटा टीम के बिना ही pipeline और रेवेन्यू में असली साफ़ नज़र चाहिए।
- वे कुछ ही नंबर चुनने का एक तरीका जो फैसले बदल दें
- पुराने एक्सपोर्ट के बजाय लाइव pipeline डेटा से जुड़ा dashboard
- ऐसे व्यू जो दीवार सजाने के बजाय किसी खास सवाल का जवाब दें
ज़्यादातर sales dashboards की तारीफ़ होती है पर उन्हें नज़रअंदाज़ कर दिया जाता है। वे देखने में प्रभावशाली लगते हैं, ऐसी स्क्रीन पर अपडेट होते रहते हैं जिसे कोई नहीं देखता, और उनकी वजह से कभी कोई फैसला नहीं बदलता। एक उपयोगी dashboard अलग होता है: वह लाइव डेटा से, किसी सवाल का जवाब देने के लिए बने व्यू में, वे कुछ ही नंबर दिखाता है जो सच में तय करते हैं कि आपकी टीम आगे क्या करेगी। यह गाइड ऐसा ही dashboard बनाने के बारे में है, और सुंदर पर बेकार वाली किस्म को छोड़ देने के बारे में।
क्योंकि वे ऐसे नंबर दिखाते हैं जो दिलचस्प तो हैं पर उन पर एक्शन नहीं लिया जा सकता, वह भी ऐसे डेटा से जो पहले ही पुराना पड़ चुका है, और ऐसे लेआउट में जो किसी खास सवाल का जवाब नहीं देता। dashboard तभी उपयोगी है जब उस पर कोई नंबर इस हफ़्ते का कोई फैसला बदल सके: किन डील्स के पीछे जाएं, pipeline कहां पतला है, किसे मदद चाहिए। अगर हर मेट्रिक एक दिखावटी नंबर है जिस पर कोई एक्शन नहीं लेता, तो dashboard महज़ सजावट है, और लोग ठीक ही उसे देखना बंद कर देते हैं।
किसी भी मेट्रिक की कसौटी सीधी है: अगर यह नंबर हिला, तो हम क्या अलग करते? इस साल का कुल रेवेन्यू दिलचस्प है पर मंगलवार को आपके किसी काम को नहीं बदलता। किसी एक स्टेज में दो हफ़्ते से ज़्यादा अटकी डील्स तो फ़ोन कॉल्स की एक लिस्ट है। पहला रिपोर्ट में जाता है; दूसरा dashboard पर जाता है, क्योंकि वह एक्शन को आगे बढ़ाता है। ज़्यादातर dashboards पहली किस्म से भर जाने की वजह से नाकाम होते हैं।
दूसरी नाकामी है पुरानापन। पिछले हफ़्ते एक्सपोर्ट की गई स्प्रेडशीट पर बना dashboard इतिहास है, और लोग यह जानते हैं, इसलिए वे इसके बजाय असली स्रोत देखते हैं। dashboard भरोसा तभी कमाता है जब वह लाइव pipeline को दर्शाए, ताकि जो वह दिखा रहा है वही अभी इस वक़्त सच हो।
मेट्रिक्स उस फैसले से चुनें जो वे आगे बढ़ाते हैं, न कि इससे कि वे कितने प्रभावशाली दिखते हैं। ऐसे नंबरों का एक छोटा dashboard जिन पर आपकी टीम एक्शन लेती है, उन चार्ट्स की दीवार से बेहतर है जिन्हें कोई नहीं पढ़ता।
अगर आपके dashboard को स्क्रॉल करना पड़े, तो वह dashboard रहना बंद कर के रिपोर्ट बन चुका है। dashboard वह है जिस पर कोई एक नज़र डालकर तय करता है कि आगे क्या करना है, इसलिए वह एक स्क्रीन में समाता है और हर नंबर किसी एक्शन को आगे बढ़ाकर अपनी जगह कमाता है। जो कुछ भी बस दिलचस्प है वह एक अलग रिपोर्ट में जाता है जिसे लोग जान-बूझकर खोलते हैं, न कि उस झलक में जो वे रोज़ लेते हैं।
dashboard उतना ही भरोसेमंद होता है जितनी उसकी ताज़गी होती है, और उसे ताज़ा रखने का तरीका है इसे उन्हीं रिकॉर्ड्स पर बनाना जिन्हें आपकी टीम काम करते हुए अपडेट करती है, न कि किसी समय-समय पर होने वाले एक्सपोर्ट पर। जब dashboard आपकी लाइव pipeline से पढ़ता है, तो आपकी टीम जो भी डील हिलाती है वह उसी पल दिख जाती है, और स्क्रीन पर मौजूद नंबर वही नंबर होता है जो सच है।
यही वजह है कि एक्सपोर्ट की गई स्प्रेडशीट पर जोड़ा गया dashboard हमेशा भटक जाता है: वह एक तस्वीर है, और pipeline एक फ़िल्म है। ऐसा dashboard जो असली डील्स, संपर्कों और गतिविधि के ऊपर, उसी सिस्टम में बैठा है जहां टीम उन्हें लॉग करती है, वह बनावट से ही हमेशा मौजूदा रहता है। न कोई रिफ़्रेश का झंझट, न कोई "पिछले सोमवार तक" वाली शर्त, और इसलिए किसी के लिए इसके बजाय असली स्रोत देखने की कोई वजह नहीं।
चार्ट्स से नहीं, फैसलों से शुरू करें। वे तीन या चार फैसले लिखें जो आपकी टीम हर हफ़्ते सच में लेती है, किन डील्स के पीछे जाना है, कहां प्रॉस्पेक्टिंग करनी है, किसकी मदद करनी है, और ठीक वही नंबर बनाएं जो उन्हें जानकारी देते हैं। फिर हर नंबर को एक दरवाज़ा बनाएं: "14 दिन से ज़्यादा अटकी डील्स" पर क्लिक करने से वह लिस्ट खुलनी चाहिए, ताकि dashboard सिर्फ़ फैसले को जानकारी न दे, बल्कि काम भी शुरू कर दे।
इसे कुछ हफ़्ते चलाएं और देखें कि लोग असल में किन नंबरों पर एक्शन लेते हैं। जिन्हें कोई नहीं छूता वे भेस बदले दिखावटी मेट्रिक्स हैं; उन्हें बेरहमी से काट दें, क्योंकि हर बेकार नंबर उपयोगी नंबरों को देखना मुश्किल बना देता है। dashboard पूर्णता की ओर बढ़ने से नहीं, बल्कि उन कुछ चीज़ों की ओर सिमटने से बेहतर होता है जो व्यवहार बदलती हैं।
dashboard को उसी सिस्टम पर बनाना जो आपकी pipeline को रखता है, न कि एक्सपोर्ट से भरे किसी अलग analytics टूल पर, यही उसे लाइव, क्लिक करने लायक और भरोसेमंद बनाता है। फैसलों और उनके पीछे की pipeline का वर्णन करें, और dashboard असली डील्स के ऊपर तैयार हो जाता है, तयशुदा रूप से मौजूदा और आपके अपने स्वामित्व में, ताकि जैसे-जैसे आपके बेचने का तरीका बदलता है, वह उसे दर्शाता रहे।
क्योंकि वे ऐसे नंबर दिखाते हैं जो दिलचस्प तो हैं पर किसी फैसले को नहीं बदलते, वह भी ऐसे डेटा से जो पहले ही पुराना है, और ऐसे लेआउट में जो किसी खास सवाल का जवाब नहीं देता। dashboard ध्यान तभी कमाता है जब उस पर कोई नंबर इस हफ़्ते टीम के काम को बदल सके और पिछले हफ़्ते के एक्सपोर्ट के बजाय लाइव pipeline को दर्शाए।
वे कुछ जो किसी फैसले को आगे बढ़ाती हैं: टारगेट के मुक़ाबले खुली pipeline, अपने सामान्य स्टेज समय से ज़्यादा अटकी डील्स, जीत की दर और डील्स कहां रिसती हैं, हर रेप की एक्टिव और अटकी pipeline, और क्या क्लोज़ हुआ व किस स्रोत से। हर एक को एक सवाल से जांचें, अगर यह नंबर हिला तो हम क्या अलग करते, और जो भी इसमें नाकाम हो उसे काट दें।
इसे उन्हीं लाइव रिकॉर्ड्स पर बनाएं जिन्हें आपकी टीम बेचते हुए अपडेट करती है, न कि किसी समय-समय के एक्सपोर्ट पर। जब dashboard असली pipeline से पढ़ता है, तो किसी डील को हिलाना उसे तुरंत अपडेट कर देता है, वह हमेशा "अभी तक" वाला होता है, और किसी को इसके बजाय असली स्रोत देखने की ज़रूरत नहीं होती। एक्सपोर्ट-आधारित dashboard चलती हुई pipeline की एक तस्वीर है।
dashboard एक स्क्रीन की झलक है जो आपको बताता है कि आगे क्या करना है, इसलिए हर नंबर किसी एक्शन को आगे बढ़ाता है और वह कभी स्क्रॉल नहीं होता। रिपोर्ट एक गहरा दस्तावेज़ है जिसे आप विश्लेषण के लिए जान-बूझकर खोलते हैं। दिलचस्प पर एक्शन-रहित नंबर रिपोर्ट में जाते हैं; सिर्फ़ फैसला बदलने वाले नंबर dashboard पर जाते हैं।