एक फ़ाइल नहीं, बल्कि पूरे स्प्रेडशीट स्टैक की छँटाई के लिए एक गाइड: बिज़नेस जिन स्प्रेडशीट पर चलता है उनकी इन्वेंट्री कैसे बनाएँ, तय करें कि किन्हें ज्यों का त्यों रखना है, किन्हें ऑटोमेट करना है, और किन्हें असली सॉफ़्टवेयर के रूप में दोबारा बनाना है, और बदलाव का क्रम ऐसे तय करें कि कुछ भी न टूटे।
ऐसे बढ़ते बिज़नेस जहाँ साझा स्प्रेडशीट का ढेर चुपचाप ऑपरेटिंग सिस्टम बन गया है, और अब यह तकलीफ़ देने लगा है।
- आपका बिज़नेस असल में जिन स्प्रेडशीट पर चलता है, उनकी साफ़ इन्वेंट्री
- हर एक के लिए रखें / ऑटोमेट करें / दोबारा बनाएँ का फ़ैसला
- एक क्रमबद्ध बदलाव जो कभी पूरे बिज़नेस को दांव पर नहीं लगाता
कहीं न कहीं रास्ते में, एक बिज़नेस सॉफ़्टवेयर पर चलना बंद कर देता है और स्प्रेडशीट के एक ढेर पर चलने लगता है, एक लीड्स के लिए, एक प्रोजेक्ट के लिए, एक इन्वेंट्री के लिए, तीन फ़ाइनेंस के लिए, जिन्हें किसी ने योजना से नहीं बनाया पर हर कोई जिन पर निर्भर है। इन्हें बदलना एक माइग्रेशन नहीं है; यह एक पोर्टफ़ोलियो का फ़ैसला है। इनमें से कुछ शीट बिलकुल ठीक हैं, कुछ को बस हाथ से कॉपी होना बंद करना है, और कुछ चुपचाप बिज़नेस का जोखिम भरा कोर बन चुकी हैं। यह गाइड इसी बारे में है कि कौन-सी कौन है यह कैसे पहचानें, और बिना किसी तबाही के इन्हें कैसे बदलें।
क्योंकि कोई बिज़नेस एक स्प्रेडशीट पर नहीं चलता; वह उनके एक स्टैक पर चलता है, और वे सब एक जैसी नहीं होतीं। कुछ में कुछ भी अहम नहीं होता और वे हमेशा के लिए ठीक रहती हैं। कुछ, उनके बीच हाथ से होने वाली कॉपी को छोड़ दें तो, ठीक हैं। और कुछ वह बिना ऑडिट वाला कोर बन चुकी हैं जिस पर बिज़नेस असल में निर्भर है, जहाँ एक ग़लत नंबर असली पैसे का नुक़सान करता है। इन्हें एक बड़े "सारी स्प्रेडशीट बदल दो" प्रोजेक्ट की तरह मानना ही वह वजह है जिससे ऐसी कोशिशें अटक जाती हैं; सही क़दम है स्टैक की छँटाई करना और हर शीट के साथ वैसा बर्ताव करना जैसी वह असल में है।
एक साथ सब बदलने वाला तरीक़ा इसलिए नाकाम होता है क्योंकि वह बहुत बड़ा, जोखिम भरा और ज़्यादातर ग़ैरज़रूरी होता है। किसी भी बिज़नेस में अधिकांश स्प्रेडशीट हानिरहित होती हैं, और उन्हें दोबारा बनाने से कुछ हासिल नहीं होता। मूल्य कुछ ही शीट में केंद्रित होता है, वही जो भार उठाने वाली, ग़लती के लिए ख़तरनाक, और आपस में हाथ से कॉपी होने वाली हैं, और उन्हें ढूँढ निकालना ही पूरा काम है। छँटाई आपको बताती है कि मेहनत कहाँ लगानी है और, उतना ही ज़रूरी, कहाँ नहीं लगानी।
इसलिए पहला क़दम कुछ बनाना नहीं है। यह पूरे स्टैक को देखकर उसे छाँटना है, क्योंकि जिसकी इन्वेंट्री नहीं बनाई उसे समझदारी से बदला नहीं जा सकता।
थोड़ा समय लगाकर उन स्प्रेडशीट की सूची बनाएँ जिन पर बिज़नेस असल में निर्भर है, और हर एक के लिए वे कुछ तथ्य दर्ज करें जो उसकी नियति तय करते हैं। यह काग़ज़ पर होने वाला काम है, और पूरे प्रयास का सबसे ज़्यादा असरदार एक घंटा है।
एक लॉजिस्टिक्स फ़र्म ने मान लिया कि उसे "सारी स्प्रेडशीट बदलनी" हैं और एक बहुत बड़े प्रोजेक्ट के लिए कमर कस ली। इन्वेंट्री में चौदह शीट निकलीं, जिनमें से ग्यारह हानिरहित और ठीक थीं, दो को बस उनके बीच का हर हफ़्ते होने वाला कॉपी-पेस्ट ऑटोमेट करना था, और ठीक एक, वह डिस्पैच ट्रैकर जिस पर हर कोई निर्भर था और जो हर महीने टूटता था, ही असली जोखिम थी। प्रोजेक्ट "सब कुछ दोबारा बनाओ" से सिकुड़कर "एक शीट दोबारा बनाओ, दो सीवन ऑटोमेट करो, ग्यारह को छोड़ दो" रह गया, और इसीलिए यह असल में पूरा हुआ।
इन्वेंट्री हाथ में होने पर, हर स्प्रेडशीट तीन में से किसी एक खाने में गिरती है, और आपने जो तथ्य दर्ज किए वे साफ़ इशारा करते हैं कि कौन-सा खाना है।
जैसे ही आप "स्प्रेडशीट से पीछा छुड़ाने" का तय करते हैं, स्वाभाविक इच्छा होती है सबको बदल देने की, पर यह लगभग हमेशा ग़लत होता है। किसी सरल, कम जोखिम वाले, एकल-मालिक काम के लिए स्प्रेडशीट सचमुच सबसे अच्छा औज़ार है, और उन्हें सॉफ़्टवेयर के रूप में दोबारा बनाना बिना किसी फ़ायदे के लागत और कड़ापन बढ़ाता है। जीत उन कुछ भार उठाने वाली शीट को दोबारा बनाने और कुछ हाथ से होने वाली सीवनों को ऑटोमेट करने से मिलती है, और फिर बाक़ी को जानबूझकर छोड़ देने से। संयम भी रणनीति का हिस्सा है।
जब आप जान लेते हैं कि किन शीट को दोबारा बनाना है और किन सीवनों को ऑटोमेट करना है, तो क्रम और तरीक़ा आपको एक साथ (बिग-बैंग) कटओवर पर बिज़नेस दांव पर लगाने से बचाते हैं।
जो चीज़ इसे अभी व्यावहारिक बनाती है वह यह है कि जिन कुछ शीट को दोबारा बनाना ज़रूरी है उन्हें बनाने के लिए अब एक डेवलपर, एक बजट और एक कतार की ज़रूरत नहीं रह गई। आप किसी भार उठाने वाली स्प्रेडशीट के पीछे के वर्कफ़्लो का वर्णन कर सकते हैं, उसके रिकॉर्ड, उसके नियम, उसे कौन छूता है, और उसी दिन एक चलता हुआ ऐप्लिकेशन पा सकते हैं, फिर उसे शीट के साथ-साथ चलाकर, जब वह भरोसा कमा ले, तब शीट को रिटायर कर सकते हैं। जो स्टैक इत्तेफ़ाक से बढ़ा, वह इरादे से बदला जाता है, एक बार में एक सोच-समझकर लिया फ़ैसला, और आप जो सॉफ़्टवेयर और डेटा बनाते हैं उसका स्वामित्व अपने पास रखते हैं। जिन शीट को दोबारा बनाना सार्थक है उनका वर्णन करें और उनके हिसाब से गढ़ा हुआ सॉफ़्टवेयर पाएँ, ताकि वह इत्तेफ़ाक़न बना ऑपरेटिंग सिस्टम वह बन जाए जिसे आपने सचमुच चुना।
लगभग कभी भी सारी नहीं। एक बिज़नेस उन स्प्रेडशीट के स्टैक पर चलता है जो एक जैसी नहीं हैं: अधिकांश हानिरहित और ठीक हैं, कुछ को बस उनके बीच की हाथ से होने वाली कॉपी ऑटोमेट करनी है, और कुछ भार उठाने वाली, ग़लती के लिए ख़तरनाक शीट सॉफ़्टवेयर के रूप में दोबारा बनाने लायक़ हैं। स्टैक की छँटाई करें और हर शीट के साथ उसकी प्रकृति के अनुसार बर्ताव करें; संयम रणनीति का हिस्सा है।
हर एक की इन्वेंट्री बनाएँ और पूछें कि इसमें क्या है, कल ग़लत होने पर क्या टूटेगा, यह दूसरी शीट से कैसे जुड़ी है, और अभी कितनी बार नाकाम होती है। जहाँ वैलिडेशन और अनुमतियाँ फ़ायदा देती हैं, उन भार उठाने वाली, ग़लती के लिए ख़तरनाक, कई लोगों वाली शीट को दोबारा बनाएँ; जहाँ शीट हाथ से कॉपी होती हैं उन सीवनों को ऑटोमेट करें; और सरल, कम जोखिम वाली, एकल-मालिक शीट को ज्यों का त्यों रखें।
सबसे जोखिम भरी पहले, सबसे आसान नहीं। सरल शीट से पहले उस अकेली भार उठाने वाली, ग़लती के लिए ख़तरनाक शीट को दोबारा बनाएँ, असली डेटा इम्पोर्ट करें, और नए सॉफ़्टवेयर को शीट के साथ-साथ एक-दो हफ़्ते सुरक्षा जाल की तरह चलाएँ। फिर उसकी हाथ से होने वाली सीवनें ऑटोमेट करें और अगली पर जाएँ। क्रमबद्ध, चलने वाले हिस्से उस बिग-बैंग कटओवर से बेहतर हैं जो कई प्रक्रियाओं को एक साथ तोड़ देता है।
अधिकांश मामलों में अब नहीं। आप किसी भार उठाने वाली स्प्रेडशीट के पीछे के वर्कफ़्लो, उसके रिकॉर्ड, नियम, और कौन उसे इस्तेमाल करता है, इसका वर्णन कर सकते हैं और उसी दिन एक चलता हुआ ऐप्लिकेशन पा सकते हैं, उसे शीट के साथ समांतर चला सकते हैं, और जब वह भरोसा कमा ले तब शीट को रिटायर कर सकते हैं। यही वह चीज़ है जो सिर्फ़ अहम शीट की छँटाई और बदलाव को एक बड़े प्रोजेक्ट के बजाय व्यावहारिक बनाती है।