Pianificare l'accesso del cliente, i record, i file, le richieste, le approvazioni, i messaggi e le notifiche per un portale che riduca la posta elettronica invece di creare un'altra casella di posta.
Agenzie, consulenti, commercialisti, cliniche, team legali e società di servizi che coordinano il lavoro dei clienti attraverso thread di posta elettronica sparsi.
- Un cliente e uno staff chiari modello di autorizzazione
- Un unico posto per stato, file, richieste e decisioni
- Un piano di lancio che inizia con un flusso di lavoro di servizio reale
Elenca le ripetute e-mail: richiesta dello stato, reinvio di un file, approvazione del lavoro, aggiornamento dei dettagli o individuazione del passaggio successivo. Questi momenti diventano la navigazione del portale. Evita di copiare il sistema interno in uno schermo rivolto al cliente.
Un accesso non è un modello di autorizzazione. Decidi quale azienda, progetto, documento, fattura, messaggio e attività potrà vedere ciascun contatto del cliente. I ruoli del personale necessitano di regole separate. Testa l'accesso con due clienti e due membri dello staff prima di aggiungere dati reali.
Scegli un percorso comune come l'invio di documenti, la revisione di un risultato finale o il controllo dello stato del caso. Includere lo stato vuoto, la convalida, la conferma, il follow-up del personale e il messaggio di completamento. Un ciclo finito crea più valore di dieci schede parziali.
Invia un messaggio quando il destinatario ha un'azione chiara e collegalo direttamente al record pertinente. Mantieni un registro delle notifiche e consenti alle persone di controllare gli aggiornamenti non essenziali. Un portale dovrebbe ridurre il rumore della posta in arrivo, non rispecchiare ogni modifica interna nell'e-mail.
Definire i tipi consentiti, i limiti di dimensione, la conservazione, le autorizzazioni di download e l'eliminazione. Registra chi ha caricato o visualizzato un documento sensibile. Non inserire file privati in URL pubblici e non fare affidamento su un nome di file indecifrabile per la protezione.
Inizia con pochi clienti e una linea di servizio. Guarda dove esitano e quali email continuano. Migliora le etichette e i passaggi mancanti prima di invitare tutti. Il portale ha successo quando i clienti possono completare il lavoro senza chiedere dove andare.
Inizia con un accesso sicuro, uno stato chiaro, l'azione successiva richiesta, lo scambio di file e un flusso di lavoro di approvazione o richiesta completo.
Un portale combina autorizzazioni, record, stato del flusso di lavoro, azioni e comunicazioni. Un Drive condiviso archivia principalmente file.
Sì. Modella l'appartenenza all'azienda e i ruoli individuali in modo che finanza, manager e collaboratori possano vedere solo ciò che il loro lavoro richiede.
Risolvi un'attività ripetuta, collega direttamente le notifiche ad essa, mantieni l'interfaccia semplice e interrompi l'esecuzione di un processo concorrente tramite e-mail una volta che il portale è pronto.