別の受信トレイを作成する代わりに、電子メールを減らすポータルのクライアント アクセス、記録、ファイル、リクエスト、承認、メッセージ、通知を計画します。
代理店、コンサルタント、会計士、診療所、法務チーム、サービス会社が、散在する電子メール スレッドを通じてクライアントの業務を調整します。
- クライアントとスタッフの明確な権限モデル
- ステータス、ファイル、リクエスト、意思決定を 1 か所で行う
- 1 つの実際のサービス ワークフローから始まる開始計画
繰り返し送信されるメールをリストする: 要求ステータス、ファイルの再送信、作業の承認、詳細の更新、または次のステップの検索。これらの瞬間がポータルのナビゲーションになります。内部システムをクライアント側の画面にコピーすることは避けてください。
ログインは権限モデルではありません。各クライアントの連絡先にどの会社、プロジェクト、ドキュメント、請求書、メッセージ、タスクが表示されるかを決定します。スタッフの役割には別のルールが必要です。実際のデータを追加する前に、2 人のクライアントと 2 人のスタッフ メンバーでアクセスをテストします。
文書の送信、成果物のレビュー、ケースのステータスの確認などの一般的な手順を選択します。空の状態、検証、確認、スタッフのフォローアップ、完了メッセージを含めます。 1 つの完了したループは、10 個の部分的なタブよりも多くの価値を生み出します。
受信者が明確なアクションをとったときにメッセージを送信し、関連するレコードに直接リンクします。通知ログを保存し、不要な更新をユーザーが制御できるようにします。ポータルでは、すべての内部変更をメールに反映するのではなく、受信トレイのノイズを減らす必要があります。
許可される種類、サイズ制限、保持、ダウンロード許可、および削除を定義します。誰が機密文書をアップロードまたは閲覧したかを記録します。プライベート ファイルを公開 URL に配置したり、保護のために推測できないファイル名に依存したりしないでください。
いくつかのクライアントと 1 つのサービス ラインから始めます。彼らがどこで躊躇し、どのメールが続くかに注目してください。全員を招待する前に、ラベルと不足している手順を改善します。クライアントがどこに行くかを尋ねることなく作業を完了できれば、ポータルは成功します。
安全なアクセス、明確なステータス、次に必要なアクション、ファイル交換、および 1 つの完全な承認またはリクエストのワークフローから始めます。
ポータルは以下を組み合わせたものです。権限、レコード、ワークフローの状態、アクション、および通信。共有ドライブには主にファイルが保存されます。
はい。会社のメンバーシップと個人の役割をモデル化して、財務、マネージャー、貢献者が業務に必要なものだけを確認できるようにします。
繰り返されるタスクを解決し、通知をタスクに直接リンクし、インターフェイスをシンプルに保ち、ポータルの準備ができたら電子メールで競合プロセスの実行を停止します。