파일 하나가 아니라 스프레드시트 전체를 분류하기 위한 가이드입니다. 비즈니스가 돌아가는 스프레드시트를 목록으로 정리하고, 그대로 남길 것, 자동화할 것, 진짜 소프트웨어로 다시 만들 것을 결정한 뒤, 아무것도 망가지지 않게 전환 순서를 잡는 방법을 다룹니다.
공유 스프레드시트 더미가 어느새 사실상의 운영 체제가 되어 버렸고, 이제 그것이 아파지기 시작한 성장하는 비즈니스.
- 비즈니스가 실제로 의존하는 스프레드시트에 대한 명확한 목록
- 각각에 대한 남기기 / 자동화 / 다시 만들기 결정
- 회사 전체를 결코 걸지 않는, 순서를 갖춘 전환 계획
어느 순간 비즈니스는 소프트웨어가 아니라 스프레드시트 더미로 돌아가기 시작합니다. 리드용 하나, 프로젝트용 하나, 재고용 하나, 재무용 셋, 아무도 계획하지 않았지만 모두가 의존하는 것들이죠. 이것들을 대체하는 일은 한 번의 마이그레이션이 아니라 포트폴리오 결정입니다. 그 시트 중 일부는 아무 문제가 없고, 일부는 손으로 복사하는 일만 멈추면 되며, 소수는 어느새 비즈니스의 위험한 핵심이 되어 버렸습니다. 이 가이드는 어느 것이 어느 쪽인지 가려내고, 재앙 없이 전환하는 방법에 관한 것입니다.
비즈니스는 스프레드시트 하나로 돌아가는 것이 아니라 그것들이 쌓인 더미로 돌아가며, 그것들이 모두 같지 않기 때문입니다. 중요한 것을 아무것도 담고 있지 않아 영원히 그대로 두어도 괜찮은 것도 있습니다. 시트 사이를 손으로 복사하는 일만 빼면 문제없는 것도 있습니다. 그리고 비즈니스가 실제로 의존하는, 감사받지 않은 핵심이 되어 버린 것이 소수 있는데, 거기서는 숫자 하나만 틀려도 실제 손실이 납니다. 이것들을 하나의 거대한 "모든 스프레드시트를 대체하기" 프로젝트로 다루는 것이야말로 이런 시도가 멈춰 서는 원인입니다. 옳은 방법은 더미를 분류하고, 각 시트가 실제로 무엇인지에 따라 대응하는 것입니다.
한꺼번에 대체하는 방식이 실패하는 이유는 그것이 방대하고 위험하며 대부분 불필요하기 때문입니다. 어떤 비즈니스든 스프레드시트의 대다수는 무해하고, 그것들을 다시 만들어도 얻는 것이 없습니다. 가치는 소수의 시트, 즉 하중을 지탱하고 오류가 잦으며 손으로 복사되는 시트에 집중되어 있으며, 그것들을 찾아내는 것이 일의 전부입니다. 분류는 어디에 노력을 쏟아야 하는지, 그리고 똑같이 중요하게, 어디에 쏟지 말아야 하는지를 알려 줍니다.
그래서 첫 수는 무언가를 만드는 것이 아닙니다. 더미 전체를 살펴보고 분류하는 것입니다. 목록으로 정리하지 않은 것을 제대로 대체할 수는 없기 때문입니다.
잠깐 시간을 들여 비즈니스가 실제로 의존하는 스프레드시트를 나열하고, 각각에 대해 그 운명을 결정짓는 몇 가지 사실을 적어 둡니다. 이것은 종이 위의 작업이며, 전체 과정에서 가장 효율이 높은 한 시간입니다.
한 물류 회사는 "모든 스프레드시트를 대체"해야 한다고 넘겨짚고 거대한 프로젝트를 각오했습니다. 목록을 정리해 보니 시트는 열네 개였고, 그중 열한 개는 무해하고 괜찮았으며, 두 개는 그 사이의 매주 복사 붙여넣기를 자동화하기만 하면 되었고, 그리고 정확히 하나, 모두가 의존하고 매달 고장 나던 배차 추적 시트가 진짜 위험이었습니다. 프로젝트는 "전부 다시 만들기"에서 "시트 하나를 다시 만들고, 이음새 두 개를 자동화하고, 열한 개는 그대로 두기"로 줄었고, 그래서 실제로 끝낼 수 있었습니다.
목록을 손에 쥐면, 각 스프레드시트는 세 개의 통 중 하나에 들어가며, 당신이 적어 둔 사실들이 어느 통인지 분명하게 가리킵니다.
일단 "스프레드시트에서 벗어나기"로 마음먹으면 전부 대체하고 싶은 것이 본능이지만, 그것은 거의 언제나 틀립니다. 단순하고 저위험이며 소유자가 한 명인 일에는 스프레드시트가 정말로 최고의 도구이고, 그런 것들을 소프트웨어로 다시 만드는 것은 아무 이득 없이 비용과 경직성만 더합니다. 성과는 하중을 지탱하는 소수의 시트를 다시 만들고, 손으로 하는 이음새 몇 개를 자동화한 뒤, 나머지는 의도적으로 그대로 두는 데서 옵니다. 절제도 전략의 일부입니다.
어떤 시트를 다시 만들고 어떤 이음새를 자동화할지 알고 나면, 그 순서와 방법이 한 번에 몰아치는 전환에 비즈니스를 거는 일로부터 당신을 지켜 줍니다.
이것을 지금 현실적으로 만드는 것은, 정말 필요한 소수의 시트를 다시 만드는 일이 더 이상 개발자와 예산과 대기 줄을 뜻하지 않는다는 점입니다. 하중을 지탱하는 스프레드시트 뒤에 있는 워크플로, 그 기록, 그 규칙, 누가 손대는지를 설명하면 그날 안에 동작하는 애플리케이션을 얻고, 그것을 시트와 병행해서 돌린 뒤, 신뢰를 얻으면 시트를 은퇴시킬 수 있습니다. 우연히 자라난 더미는 의도적으로, 신중한 결정 하나씩 대체되고, 당신은 만든 소프트웨어와 데이터의 소유권을 계속 지킵니다. 다시 만들 가치가 있는 시트를 설명하면 그것에 맞춰 빚어진 소프트웨어를 얻게 되고, 그리하여 우연히 생긴 운영 체제는 당신이 실제로 선택한 것이 됩니다.
전부를, 라는 경우는 거의 없습니다. 비즈니스는 같지 않은 스프레드시트 더미로 돌아갑니다. 대다수는 무해하고 괜찮으며, 일부는 그 사이의 손으로 하는 복사만 자동화하면 되고, 하중을 지탱하고 오류가 잦은 소수는 소프트웨어로 다시 만들 가치가 있습니다. 더미를 분류하고 각 시트의 성격에 따라 대응하세요. 절제도 전략의 일부입니다.
각각을 목록으로 정리하고, 무엇을 담고 있는지, 내일 틀리면 무엇이 망가지는지, 다른 시트와 어떻게 연결되는지, 이미 얼마나 자주 실패하는지를 물으세요. 검증과 권한이 값을 하는, 하중을 지탱하고 오류가 잦으며 여러 사람이 쓰는 시트는 다시 만들고, 손으로 복사되는 이음새는 자동화하며, 단순하고 저위험이며 소유자가 한 명인 시트는 그대로 남기세요.
쉬운 것이 아니라 위험한 것부터입니다. 단순한 것보다 먼저 하중을 지탱하고 오류가 잦은 시트 하나를 다시 만들고, 실제 데이터를 가져오며, 새 소프트웨어를 시트와 병행해서 한두 주 동안 안전망으로 돌리세요. 그런 다음 그 손으로 하는 이음새를 자동화하고 다음으로 넘어가세요. 순차적으로 쌓이는 동작하는 결과물이, 여러 프로세스를 한꺼번에 망가뜨리는 몰아치기 전환보다 낫습니다.
대부분의 경우 더 이상 그렇지 않습니다. 하중을 지탱하는 스프레드시트 뒤의 워크플로, 그 기록, 규칙, 누가 쓰는지를 설명하면 그날 안에 동작하는 애플리케이션을 얻고, 시트와 병행해서 돌린 뒤, 신뢰를 얻으면 시트를 은퇴시킬 수 있습니다. 바로 그것이, 중요한 시트만 분류해 대체하는 일을 큰 프로젝트가 아니라 현실적인 것으로 만들어 줍니다.