Modeleer projecten, werkitems, eigenaren, afhankelijkheden, goedkeuringen, weergaven en rapportage zonder het team te dwingen een generiek taaksjabloon te gebruiken.
Leveringsteams, agentschappen, operationele groepen en gespecialiseerde bedrijven waarvan de workflow niet in een standaardbord of spreadsheet past.
- Een werkmodel dat weergeeft hoe projecten daadwerkelijk bewegen
- Rolspecifieke weergaven met duidelijke volgende acties
- Betrouwbare status op basis van records in plaats van vergaderingen
Beslis of de hiërarchie portfolio, project, fase, deliverable, taak of een ander domeinspecifiek model is. Vermijd alles een taak te noemen. Elk niveau moet een doel, eigenaar, datums en een bestaansreden hebben.
Gebruik statussen die betekenisvolle veranderingen beschrijven, zoals gereed, in uitvoering, geblokkeerd, in beoordeling, goedgekeurd en voltooid. Bepaal wie werk kan verplaatsen, welke informatie nodig is en welke transities onmogelijk zijn. Te veel statussen veroorzaken rapportageruis.
Representeer werk dat pas kan beginnen als een ander item is voltooid. Laat een blocker een eigenaar, reden en volgende beoordelingsdatum vermelden. Een rood label zonder verantwoordelijkheid siert alleen maar vertraging.
Bijdragers hebben hun volgende werk nodig. Projectleiders hebben risico's, niet-toegewezen items en aankomende mijlpalen nodig. Klanten hebben mogelijk goedkeuringen en een vereenvoudigde status nodig. Bouw weergaven op basis van dezelfde records, zodat teams geen parallelle trackers onderhouden.
Houd bij wanneer werk een status binnengaat en verlaat, niet alleen de huidige status. Dit ondersteunt de cyclustijd, wachttijd, doorvoer en gemiste verplichtingen. De activiteitengeschiedenis verklaart ook waarom een project verplaatst werd zonder afhankelijk te zijn van het geheugen.
Voer de tool naast een echt project uit en registreer elk moment waarop mensen terugkeren naar e-mail of een spreadsheet. Corrigeer eerst het werkmodel en de ontbrekende acties. Voeg pas automatiseringen toe als de handmatige workflow betrouwbaar is.
Begin met projecten, werkitems, eigenaren, staten, datums, opmerkingen, bestanden, afhankelijkheden en activiteitsgebeurtenissen.
Gebruik zo min mogelijk statussen die de verantwoordelijkheid, toestemming of rapportage wijzigen. Vijf tot zeven is vaak genoeg voor een eerste workflow.
Meestal niet. Ze kunnen dezelfde records gebruiken via een eenvoudiger weergave, gericht op status, aangevraagde informatie en goedkeuringen.
Cyclustijd, wachttijd, doorvoer, geblokkeerde leeftijd, op tijd geleverde mijlpalen en werk dat na beoordeling opnieuw wordt geopend, zijn beter uitvoerbaar dan het aantal ruwe taken.