Zaplanuj dostęp klienta, rekordy, pliki, żądania, zatwierdzenia, wiadomości i powiadomienia dla portalu, który redukuje pocztę e-mail zamiast tworzyć kolejną skrzynkę odbiorczą.
Agencje, konsultanci, księgowi, kliniki, zespoły prawne i firmy usługowe, które koordynują pracę klienta za pośrednictwem rozproszonych wątków e-mailowych.
- Przejrzysty klient i model uprawnień personelu
- Jedno miejsce na status, pliki, wnioski i decyzje
- Plan uruchomienia rozpoczynający się od jednego rzeczywistego przepływu pracy
Wypisz powtarzające się e-maile: z prośbą o status, ponownym wysłaniem pliku, zatwierdzeniem pracy, aktualizacją szczegółów lub znalezieniem kolejnego kroku. Te chwile stają się nawigacją portalu. Unikaj kopiowania systemu wewnętrznego na ekran skierowany do klienta.
Logowanie nie jest modelem uprawnień. Zdecyduj, jaką firmę, projekt, dokument, fakturę, wiadomość i zadanie może zobaczyć każdy kontakt z klientem. Role personelu wymagają odrębnych zasad. Przed dodaniem rzeczywistych danych przetestuj dostęp z dwoma klientami i dwoma pracownikami.
Wybierz typową ścieżkę, taką jak przesyłanie dokumentów, przeglądanie rezultatów lub sprawdzanie statusu sprawy. Uwzględnij stan pusty, zatwierdzenie, potwierdzenie, dalsze działania personelu i komunikat o zakończeniu. Jedna ukończona pętla tworzy więcej wartości niż dziesięć częściowych zakładek.
Wyślij wiadomość, gdy odbiorca ma jasne działanie i podaj link bezpośrednio do odpowiedniego rekordu. Prowadź dziennik powiadomień i pozwól innym kontrolować nieistotne aktualizacje. Portal powinien ograniczać hałas w skrzynce odbiorczej, a nie odzwierciedlać każdą wewnętrzną zmianę w wiadomościach e-mail.
Określ dozwolone typy, limity rozmiaru, przechowywanie, uprawnienia do pobierania i usuwanie. Zapisz, kto przesłał lub obejrzał poufny dokument. Nie umieszczaj prywatnych plików pod publicznymi adresami URL ani nie polegaj na niemożliwych do odgadnięcia nazwach plików w celu ochrony.
Zacznij od kilku klientów i jednej linii usług. Obserwuj, gdzie się wahają i które e-maile kontynuują. Zanim zaprosisz wszystkich, popraw etykiety i brakujące kroki. Portal odnosi sukcesy, gdy klienci mogą zakończyć pracę, nie pytając, dokąd się udać.
Zacznij od bezpiecznego dostępu, jasnego statusu, następnej wymaganej akcji, wymiany plików i jednego pełnego przepływu pracy związanego z zatwierdzeniem lub żądaniem.
Portal łączy w sobie uprawnienia, rekordy, stan przepływu pracy, działania i komunikacja. Na dysku współdzielonym przechowywane są głównie pliki.
Tak. Modeluj członkostwo w firmie i poszczególne role, aby finanse, menedżerowie i współpracownicy mogli widzieć tylko to, czego wymaga ich praca.
Rozwiąż powtarzające się zadanie, połącz powiadomienia bezpośrednio z nim, zachowaj prosty interfejs i przestań uruchamiać konkurencyjny proces za pośrednictwem poczty elektronicznej, gdy portal będzie gotowy.