Планируйте клиентский доступ, записи, файлы, запросы, утверждения, сообщения и уведомления для портала, который сокращает объем электронной почты вместо создания еще одного почтового ящика.
Агентства, консультанты, бухгалтеры, клиники, юридические команды и сервисные компании, которые координируют работу клиентов с помощью разрозненных цепочек электронной почты.
- Четкий клиент и модель разрешений персонала
- Единое место для статуса, файлов, запросов и решений
- План запуска, который начинается с одного реального рабочего процесса обслуживания
Составьте список повторяющихся электронные письма: запрос статуса, повторная отправка файла, утверждение работы, обновление сведений или поиск следующего шага. Эти моменты становятся навигацией по порталу. Не копируйте внутреннюю систему на экран, обращенный к клиенту.
Вход не является моделью разрешений. Решите, какую компанию, проект, документ, счет, сообщение и задачу может видеть каждый контакт клиента. Роли персонала требуют отдельных правил. Прежде чем добавлять реальные данные, протестируйте доступ с двумя клиентами и двумя сотрудниками.
Выберите общий путь, например отправку документов, проверку результатов или проверку статуса дела. Включите пустое состояние, проверку, подтверждение, последующие действия персонала и сообщение о завершении. Один законченный цикл приносит больше пользы, чем десять неполных вкладок.
Отправляйте сообщение, когда получатель предложит четкое действие, и устанавливайте прямую ссылку на соответствующую запись. Ведите журнал уведомлений и позволяйте людям контролировать несущественные обновления. Портал должен уменьшать шум входящих сообщений, а не отражать каждое внутреннее изменение в электронной почте.
Определите разрешенные типы, ограничения на размер, хранение, разрешения на загрузку и удаление. Запишите, кто загрузил или просмотрел конфиденциальный документ. Не размещайте личные файлы на общедоступных URL-адресах и не полагайтесь на неугадываемые имена файлов для защиты.
Начните с нескольких клиентов и одной линии обслуживания. Посмотрите, где они колеблются и какие электронные письма продолжаются. Прежде чем приглашать всех, исправьте ярлыки и пропущенные шаги. Портал успешен, когда клиенты могут завершить работу, не спрашивая, куда идти.
Начните с безопасного доступа, четкого статуса, следующего необходимого действия, обмена файлами и одного полного рабочего процесса утверждения или запроса.
Портал объединяет разрешения, записи, состояние рабочего процесса, действия и общение. На общем диске в основном хранятся файлы.
Да. Смоделируйте членство в компании и отдельные роли, чтобы финансисты, менеджеры и участники могли видеть только то, что требуется для их работы.
Решайте повторяющуюся задачу, связывайте с ней уведомления напрямую, сохраняйте простой интерфейс и прекращайте запуск конкурирующего процесса по электронной почте, как только портал будет готов.