Kendini geri ödeyen iş süreci otomasyonu için pratik bir rehber: otomatikleştirmeye gerçekten değecek görevleri nasıl bulursunuz, her workflow'un altında yatan tetikleyici ve eylem modeli, neyi otomatikleştirip neyi insanlara bırakmalısınız ve kara kutu yerine görebileceğiniz ve değiştirebileceğiniz otomasyonları nasıl kurarsınız.
Her hafta saatlerini kopyala yapıştır işine, hatırlatmalara, durum güncellemelerine ve elden kaçıp duran devir işlemlerine kaptıran işletme sahipleri ve ekipler.
- Önce otomatikleştirmeye gerçekten değecek görevleri bulmak için bir yöntem
- Her workflow'un indirgendiği tetikleyici ve eylem modeli
- Kara kutu değil, görebileceğiniz ve değiştirebileceğiniz otomasyonlar
Çoğu işletme yanlış şeyleri otomatikleştirir: gösterişli olanları ya da bir aracın kolaylaştırdığı her neyse onu; oysa asıl zaman yiyen iş, kimse ölçmediği için manuel kalır. Kendini geri ödeyen otomasyon gösterişsiz bir yerden başlar: sessizce saatler yiyen o küçük, tekrar eden devir işlemlerini bulmak ve yalnızca onları görebileceğiniz ve güvendiğiniz workflow'lara dönüştürmek. İşte bunları nasıl bulacağınız ve kuracağınız, üstelik işletmenizi bir kara kutuya çevirmeden.
Otomatikleştirmeye değecek görevler; sık tekrarlanan, kurala dayalı ve şu an bilgiyi bir yerden başka bir yere taşıyan biri tarafından yapılanlardır. Yüksek sıklık çarpı çalışma başına kazanılan süre getiriniz olur; kurala dayalı olması adımların muhakeme gerektirmediği anlamına gelir; bilgi taşımak ise, yani bir formdaki müşteri adayını bir tabloya kopyalamak, aynı hatırlatmayı göndermek, iki sistemde bir durumu güncellemek, otomasyonun hem güvenli hem değerli olduğu yerdir. Nadir, muhakeme gerektiren ya da ilişki açısından hassas olan her şey insanlarda kalır.
Hata, ölçüm yerine heyecanla otomatikleştirmektir. En sinir bozucu görünen görev her zaman en maliyetlisi değildir; haftada kırk kez yapılan beş dakikalık bir iş, bir kez yapılan otuz dakikalık işi geçer. Bir hafta boyunca küçük tekrar eden görevleri ve her birinin ne sıklıkta olduğunu yazın, liste kendini sıralayacaktır: sıklık çarpı dakika bakımından en üstteki birkaç görev, otomasyonun gerçek saatler geri kazandırdığı yerdir; çizginin altındaki her şey bekleyebilir.
Bu ölçüm adımı herkesin atladığı adımdır ve kendi masrafını çıkaran otomasyonu, kurması sadece keyifli olan otomasyondan ayıran şeydir. Heyecan verici uzak ihtimalden değil, sıkıcı kazanandan başlayın.
Araçları bir kenara bırakın, her workflow aynı biçimdedir: bu olduğunda, şunu yap. Manuel işinizi bu tetikleyici ve eylem biçiminde görmeyi öğrenmek, işin becerisinin büyük bölümüdür; çünkü bir görev bu şekilde yazıldığında kurulmaya hazırdır.
Bir stüdyonun en büyük zaman kaybı yeni talepti: formu okumak, müşteri adayını bir tabloya eklemek, bir karşılama e-postası göndermek ve iki gün içinde takip etmek için kendine hatırlatma bırakmak. Workflow olarak yazıldığında: tetikleyici, iletişim formu gönderildi; koşul, mesaj bariz spam değil; eylemler, bir müşteri adayı kaydı oluştur, karşılama e-postasını gönder, ikinci gün için bir takip görevi planla; istisna, talep bir iade ya da şikayetten söz ediyorsa otomasyonu atla ve bir kişiyi uyar. Dört cümle ve günde 20 dakikalık bir angarya anlık hale gelir ve asla unutulmaz.
Amaç her şeyi otomatikleştirmek değil; rutini otomatikleştirmek, böylece insanlar dikkatlerini önemli olduğu yere verebilsin. Bu çizgiyi bilinçli çizmek, otomasyonun işletmeye sessizce zarar vermesini önleyen şeydir.
Hassas her şey için doğru yaklaşım, kararı değil hazırlığı otomatikleştirmektir. Workflow bilgiyi toplasın, mesajı taslak haline getirsin ve eylemi hazır etsin, sonra göndermesi ya da onaylaması için bir kişiye devretsin. Zaman kazancının çoğunu elde eder, muhakemeyi ve ilişkiyi insan ellerinde tutarsınız; müşterilerin farkı hissettiği yer de tam olarak burasıdır.
Otomasyonun gizli maliyeti şeffaflıksızlıktır: görünmeden çalışan bir workflow, ta ki sessizce yanlış işi yaptığı güne kadar, ve kimse bir ay boyunca fark etmez. İyi otomasyon görünür ve değiştirilebilirdir; bu, akıllı olmaktan daha önemlidir.
Ölçtüğünüz listedeki en yüksek sıklığa sahip tek görevden başlayın, onu tetikleyici, koşullar, eylemler, istisnalar olarak yazın ve yalnızca o birini kurun. Bir hafta boyunca insan kontrol noktasıyla çalıştırın, kaydı izleyin, istisnaların ortaya çıkardıklarını düzeltin, sonra kontrol noktasını kaldırın ve listedeki bir sonraki göreve geçin. Her seferinde güvenilir tek bir workflow birikerek katlanır; her şeye aynı anda dokunan büyük patlama tarzı bir otomasyon projesi ise yüksek sesle başarısız olur.
Bunları birbirinden kopuk otomasyon uygulamalarını zincirlemek yerine sahibi olduğunuz bir sistemin içinde kurmanın nedeni süreklilik ve görünürlüktür. Otomasyonlar üzerinde çalıştıkları verinin yanında yaşadığında, yani müşterileriniz, siparişleriniz ve görevleriniz tek bir uygulamada olduğunda, workflow ihtiyaç duyduğu her şeyi görebilir, kayıtlar tek bir yerdedir ve bir kuralı değiştirmek beş aracı yeniden bağlamak anlamına gelmez. Tetikleyiciyi ve adımları tanımlayın, workflow üzerinde işlem yaptığı kayıtlara bağlı olarak kurulur; inceleyip değiştirmek üzere sizindir.
Karşılığında robotik bir işletme değil, daha sakin bir işletme elde edersiniz. Eskiden elden kaçan hatırlatmalar artık kendiliğinden devreye girer, eskiden elle kopyalanan veri senkronize kalır ve ekibinizin bilgi taşımaya harcadığı saatler gerçekten bir insan gerektiren işe kayar. Otomasyon işte bunun içindir.
Bir kişinin yalnızca bilgiyi bir yerden başka bir yere taşıdığı, sık tekrarlanan ve kurala dayalı olanları: form müşteri adaylarını bir sisteme kopyalamak, aynı hatırlatmaları göndermek, bir durumu iki araçta güncellemek. Adayları ne sıklıkta olduklarına çarpı her birinin aldığı dakikaya göre sıralayın ve en üstten başlayın. O sıkıcı, yüksek sıklıklı kazanan, heyecan verici tek seferlik olandan daha hızlı kendini geri öder.
Tetikleyici, koşullar, eylemler, istisnalar. Tetikleyici onu başlatan olaydır, koşullar ne zaman çalışması gerektiğine karar verir, eylemler sırayla atılacak adımlardır ve istisnalar neyin bir insana yönlendirileceğini tanımlar. Herhangi bir manuel görevi bu dört parçalı biçimde yazın, kurulmaya hazırdır.
Muhakeme gerektiren, kişisel bir ilişki taşıyan ya da paraya ve hassas durumlara dokunan her şeyi: iadeler, fiyatlandırma, şikayetler ve kurallarınızın öngörmediği olağandışı durumlar. Bunlar için hazırlığı otomatikleştirin, yani bilgiyi toplamayı ve eylemi taslak haline getirmeyi, kararı ve göndermeyi ise bir kişiye bırakın.
Onu görünür ve değiştirilebilir kılın: her çalışmanın ve neyi değiştirdiğinin kaydını tutun, sessizce başarısız olmak yerine hata durumunda bir kişiyi uyarmasını sağlayın, süreçler değiştikçe kuralları kendiniz düzenleyin ve ona güvenene kadar her çalışmayı onaylayan bir insan kontrol noktasıyla başlayın. Workflow'ları üzerinde çalıştıkları verinin yanında kurmak her şeyi tek bir yerde izlenebilir tutar.