Başka bir gelen kutusu oluşturmak yerine e-postayı azaltan bir portal için müşteri erişimini, kayıtları, dosyaları, istekleri, onayları, mesajları ve bildirimleri planlayın.
Müşteri çalışmalarını dağınık e-posta dizileri aracılığıyla koordine eden ajanslar, danışmanlar, muhasebeciler, klinikler, hukuk ekipleri ve hizmet firmaları.
- Net bir müşteri ve personel izin modeli
- Durum, dosyalar, istekler ve kararlar için tek yer
- Tek bir gerçek hizmet iş akışıyla başlayan bir lansman planı
Tekrarlananları listeleyin e-postalar: durum sorma, dosyayı yeniden gönderme, çalışmayı onaylama, ayrıntıları güncelleme veya bir sonraki adımı bulma. Bu anlar portal navigasyonu haline gelir. Dahili sistemi istemciye yönelik bir ekrana kopyalamaktan kaçının.
Giriş, bir izin modeli değildir. Her müşteri iletişim kişisinin hangi şirketi, projeyi, belgeyi, faturayı, mesajı ve görevi görebileceğine karar verin. Personel rollerinin ayrı kurallara ihtiyacı vardır. Gerçek verileri eklemeden önce erişimi iki müşteri ve iki personel ile test edin.
Belgeleri göndermek, bir teslimatı incelemek veya vaka durumunu kontrol etmek gibi ortak bir yolculuk seçin. Boş durumu, doğrulamayı, onayı, personel takibini ve tamamlanma mesajını ekleyin. Biten bir döngü, on kısmi sekmeden daha fazla değer yaratır.
Alıcının net bir eylemi olduğunda bir mesaj gönderin ve doğrudan ilgili kayda bağlantı verin. Bir bildirim günlüğü tutun ve insanların gereksiz güncellemeleri kontrol etmesine izin verin. Bir portal, her dahili değişikliği e-postaya yansıtmamalı, gelen kutusundaki gürültüyü azaltmalıdır.
İzin verilen türleri, boyut sınırlarını, saklamayı, indirme izinlerini ve silmeyi tanımlayın. Hassas bir belgeyi kimin yüklediğini veya görüntülediğini kaydedin. Özel dosyaları genel URL'lere yerleştirmeyin veya koruma için tahmin edilemeyen bir dosya adına güvenmeyin.
Birkaç müşteri ve bir hizmet hattıyla başlayın. Nerede tereddüt ettiklerini ve hangi e-postaların devam ettiğini izleyin. Herkesi davet etmeden önce etiketleri ve eksik adımları iyileştirin. Müşteriler işi nereye gideceklerini sormadan tamamlayabildiğinde portal başarılı olur.
Güvenli erişim, net bir durum, sonraki gerekli eylem, dosya alışverişi ve tam bir onay veya istek iş akışıyla başlayın.
Bir portal şunları birleştirir: izinler, kayıtlar, iş akışı durumu, eylemler ve iletişim. Ortak Drive'da çoğunlukla dosyalar depolanır.
Evet. Finans, yöneticiler ve katkıda bulunanların yalnızca işlerinin gerektirdiğini görebilmesi için şirket üyeliğini ve bireysel rolleri modelleyin.
Tekrarlanan bir görevi çözün, bildirimleri doğrudan bu göreve bağlayın, arayüzü basit tutun ve portal hazır olduğunda e-posta yoluyla rakip bir işlemi çalıştırmayı bırakın.