Ekibinizin işi gerçekte nasıl teslim ettiğine göre bir proje yönetim sistemi kurmanın pratik rehberi: genel proje araçları neden bir kenara atılır, gerçek aşamalarınızı ve devir noktalarınızı nasıl modellersiniz, birinci sürümde neler olmalı ve durum toplantıları olmadan devam eden işi nasıl görürsünüz.
Teslim biçimi hazır proje araçlarına uymayan ajanslar, yaratıcı ekipler, yükleniciler, ürün ekipleri ve hizmet işletmeleri.
- Gerçek teslim aşamalarınıza ve devir noktalarınıza dayanan bir proje modeli
- Durum toplantısının yerini alan, devam eden işin görünümü
- Teslim süreciniz değiştikçe yeniden şekillendirebileceğiniz bir sistem
Çoğu ekip bir proje yönetim aracı denedi ve tekrar elektronik tablolara ve sohbete geri döndü. Sorun aracın kendisi değildi; uyumuydu. Genel proje araçları tek bir biçim dayatır, sütunlar arasında hareket eden görevler, oysa sizin tesliminizin kendine ait bir biçimi vardır: aşamalarınız, onaylarınız, devir noktalarınız. Araç işi gerçekte nasıl teslim ettiğinizle örtüşmediğinde, onu güncellemek boş bir angaryaya dönüşür ve sessizce ölür. Bu rehber, kalıcı olması için uyum sağlayan bir sistem kurmakla ilgili.
Çünkü genel bir biçim dayatırlar, genellikle sütunlar arasında ilerleyen görevler, oysa sizin tesliminizin buna oturmayan belirli aşamaları, onayları ve devir noktaları vardır. Böylece insanlar aracı yönetimin hatırına güncel tutar, gerçek koordinasyon ise sohbette olur, araç bayatlar ve bakılacak yer olmak yerine güncellenecek ikinci bir yere dönüşür. Bir proje sistemi ancak aşamaları sizin aşamalarınız olduğunda, sizin sözcüklerinizle, kalıcı olur.
İşaret tanıdıktır: araç bir projenin "devam ediyor" olduğunu söyler ama herkes onun aslında "müşterinin dosyalarını bekliyor" olduğunu bilir, aracın adını bile koymadığı bir durum. Her eksik durum küçük bir yalandır ve küçük yalanlarla dolu bir panoya kimse güvenmez, dolayısıyla kimse onu güncel tutmaz. Çözüm daha fazla disiplin değil; aşamaları gerçek aşamalarla örtüşen bir sistemdir, işin gerçekten takıldığı o zahmetli bekleme durumları dahil.
İşte bu yüzden kendi teslim biçiminizi tanımlayıp sistemi onun etrafında kurmak, başkasının şablonunu ayarlamaktan daha iyidir. Aşamalar, onay noktaları ve devir noktaları ürünün ta kendisidir ve nasıl çalıştığınıza özgüdür.
Herhangi bir panodan önce, birkaç yakın projenin baştan sona gerçekte nasıl ilerlediğini, nerede takıldıkları dahil, yeniden kurun. Tesliminizin biçimini çıkarıyorsunuz.
Bir tasarım stüdyosu, projeleri sürekli "müşteriye gönderildi" ile "müşteri yanıtladı" arasındaki boşlukta kaybediyordu; işler burada sahipsiz ve görünür bir sayaç olmadan günlerce bekliyordu. Dürüstçe modellendiğinde akışlarının sekiz aşaması vardı, üçü bekleme durumuydu ve belirleyici özellik, bekleme durumlarını bir sayaçla görünür kılmaktan ibaretti; böylece bir hafta boyunca "müşteri geri bildirimi bekleniyor" durumunda takılan bir proje, genel bir "devam ediyor" sütununda saklanmak yerine kırmızı görünüyordu. Başka hiçbir şey değişmedi ve zamanında teslim oranı fırladı.
Proje araçları neredeyse başka her türden daha hızlı şişer: zaman takibi, faturalama, kaynak planlama, müşteri portalları, bağımlılıklar. Birinci sürüm, işi görünür ve hareket halinde kılan en küçük şeydir.
Düzenli durum toplantısı, durum hiçbir yerde görünmediği için vardır; insanlar iyi bir sistemin göstereceği şeyi sesli söylemek için toplanır. Bir proje sisteminin amacı o toplantıyı gereksiz kılmaktır, içinde konuşacağınız bir araç eklemek değil.
Oraya, herkes tek bir görünümü açıp her projeyi, aşamasını, sahibini ve ne kadar süredir beklediğini görebildiğinde ulaşırsınız. Sayaçlı bekleme aşamaları sessiz takılmaları görünür takılmalara çevirir; sekiz gündür "müşteri incelemesinde" olan bir proje kendiliğinden ortaya çıkar ve konuşma bir keşif değil bir karar hâline gelir. Pano güvenilir ve güncel olduğunda toplantı, gerçekten tartışılması gereken birkaç şeye kadar küçülür ve çoğu zaman tümüyle ortadan kalkar.
Sistemin güvenilir kalması, ona sahip olmaktan gelen iki şeye bağlıdır: pano gerçeği yansıtır çünkü aşamalarınız gerçek aşamalardır ve yansıtmaya devam eder çünkü tesliminiz geliştikçe aşamaları kendiniz değiştirebilirsiniz. İş akışınızın etrafında kurulmuş, bir mühendislik talebi olmadan yeniden şekillendirebileceğiniz bir proje sistemi, ekibinizin güncel tuttuğu sistemdir; çünkü sonunda iş hakkında gerçeği söylüyordur.
Çünkü araç genel bir biçim dayatır, genellikle sütunlardaki görevler, ve bu sizin gerçek teslim aşamalarınız, onaylarınız ve devir noktalarınızla örtüşmez. İnsanlar onu yönetimin hatırına günceller, gerçek koordinasyon ise sohbette kalır, böylece bayatlar. Bir sistem, aşamaları sizin gerçek aşamalarınız olduğunda, işin gerçekten takıldığı bekleme durumları dahil, kalıcı olur.
Birkaç yakın projenin gerçekte nasıl ilerlediğini, nerede takıldıkları dahil, yeniden kurun ve gerçek aşamaları kendi sözcüklerinizle adlandırın: brifing verildi, tasarımda, müşteri incelemesinde, revizyonlar, onaylandı vb. En önemlisi, "müşteri geri bildirimi bekleniyor" gibi bekleme durumlarını dahil edin; çünkü genel araçlarda işin saklandığı yer orasıdır.
Tek bir net gerçek aşamada oturan projeler, her proje ve aşama için bir sahip, aşamaya göre devam eden tüm işin tek bir görünümü ve açık devirler; böylece sonraki sahip bir sohbet mesajı olmadan bilir. Zaman takibi, faturalama ve bağımlılıklar ise ikinci sürümü bekleyebilir.
Büyük ölçüde, evet. Toplantı, durumun hiçbir yerde görünmemesi yüzünden vardır. Güvenilir tek bir görünüm her projeyi, aşamasını, sahibini ve ne kadar süredir beklediğini, bekleme aşamalarında bir sayaçla gösterdiğinde, toplantının keşif kısmı ortadan kalkar ve yalnızca gerçek kararlar kalır. Panonun güncel ve doğru olması gerekir ki bu da ona kendiniz sahip olup şekil vermekten gelir.