Dağınık prosedürleri ve yanıtları, personelin ve yapay zeka araçlarının güvenle kullanabileceği, sahip olunan, aranabilir, incelenebilir bilgiye dönüştürün.
Belgelerden, sohbetten ve bellekten aynı soruları tekrar tekrar yanıtlayan operasyonlar, destek, etkinleştirme ve büyüyen ekipler.
- Açık bir içerik modeli ve sahiplik kuralı
- Kanıt ve inceleme tarihleriyle aranabilir prosedürler
- Eski politikayı önleyen bir bakım iş akışı
Deneyimli personelin dikkatini dağıtan soruları toplayın, tutarsız yanıtlara veya işin gecikmesine neden olabilir. Sıklığa ve riske göre önceliklendirin. Eski bir klasör yapısından oluşturulan bir bilgi tabanı genellikle kimsenin ihtiyaç duymadığı belgeleri korur.
Prosedürler, politikalar, referans gerçekleri, sorun giderme ve kararlar için şablonlar tanımlayın. Her türün bir sahibi, hedef kitlesi, durumu, yürürlük tarihi ve inceleme tarihi olması gerekir. Yapı, arama ve bakımı daha güvenilir hale getirir.
Cevap veya sonuçla yol gösterin. Önkoşulları, numaralı adımları, beklenen sonucu, istisnaları ve üst kademeye iletmeyi belirtin. Ürün adları ve yaygın hata metinleri de dahil olmak üzere çalışanların gerçekte aradığı terimleri kullanın.
Yararlı bir sistem, içeriğin teklif edilip edilmediğini, incelendiğini, onaylandığını, değiştirildiğini veya arşivlendiğini gösterir. Politikalara ilişkin değişiklik geçmişini ve onay kanıtlarını koruyun. Arama, eski sürümleri yetkili incelemecilerin erişimine açık tutarken mevcut onaylanmış materyali tercih etmelidir.
Okuyucuların bağlamda neyin eksik veya yanlış olduğunu bildirmesine izin verin. Geri bildirimi sahibine yönlendirin ve çözümü izleyin. Yararlı sonucu olmayan arama terimleri, içerik boşluklarının doğrudan listesidir.
Bir sohbet robotu veya asistan bilgi tabanını kullandığında, onaylanmış pasajları almalı ve kaynak kimliğini korumalıdır. Personelin, yanıtı hangi sayfanın desteklediğini ve yanıtın ne zaman incelendiğini görmesi gerekir. Kaynağı olmayan bir cevaba güvenmek veya düzeltmek zordur.
Şu anda deneyimli bir kişiye bağlı olan yüksek frekanslı, yüksek riskli sorular ve prosedürlerle başlayın.
İnceleme sıklığını riske ve değişim oranına göre ayarlayın. Fiyatlandırma kuralının sık sık incelenmesi gerekirken, istikrarlı bir arka plan referansının çok daha azına ihtiyacı olabilir.
İnceleme sırasında konu başına bir sahip ve standart sayfa atayın, ilgili prosedürleri bağlayın ve rakip yanıtları birleştirin.
Evet, içerik onaylandığında, yapılandırıldığında, izne uygun olduğunda ve kaynak referansları ve inceleme tarihleriyle birlikte alındığında.