Tek bir dosyayı değil, bütün elektronik tablo yığınını triyaj etmek için bir rehber: bir işletmenin üzerinde döndüğü elektronik tabloları nasıl envanterlersiniz, hangilerini olduğu gibi tutacağınıza, hangilerini otomatikleştireceğinize ve hangilerini gerçek yazılım olarak yeniden kuracağınıza nasıl karar verirsiniz ve geçişi hiçbir şey bozulmadan nasıl sıralarsınız.
Paylaşılan elektronik tablo yığınının sessizce işletim sistemine dönüştüğü ve bunun artık canını yakmaya başladığı büyüyen işletmeler.
- İşletmenizin gerçekten üzerinde döndüğü elektronik tabloların net bir envanteri
- Her biri için koru / otomatikleştir / yeniden kur kararı
- Asla bütün işletmeyi tehlikeye atmayan, sıralı bir geçiş
Yolun bir yerinde işletme yazılımla çalışmayı bırakır ve bir elektronik tablo yığınının üzerinde dönmeye başlar; biri müşteri adayları, biri projeler, biri stok, üçü finans için, kimsenin planlamadığı ama herkesin bağımlı olduğu tablolar. Bunları değiştirmek tek bir taşıma işi değildir; bir portföy kararıdır. Bu tabloların bazıları gayet iyidir, bazılarının yalnızca elle kopyalanmayı bırakması gerekir ve birkaçı sessizce işletmenin riskli çekirdeğine dönüşmüştür. Bu rehber, hangisinin hangisi olduğunu ayırt etmeye ve onları felakete yol açmadan değiştirmeye dairdir.
Çünkü bir işletme tek bir elektronik tablonun üzerinde dönmez; bir yığının üzerinde döner ve hepsi aynı değildir. Bazıları kritik hiçbir şey barındırmaz ve sonsuza dek gayet iyidir. Bazıları, aralarındaki elle kopyalama dışında gayet iyidir. Birkaçı, işletmenin gerçekten bağımlı olduğu, denetlenmemiş çekirdeğe dönüşmüştür; burada yanlış bir sayı gerçek para kaybettirir. Bunları tek bir büyük “bütün tabloları değiştir” projesi gibi ele almak, bu çabaların tıkanma nedenidir; doğru hamle, yığını triyaj etmek ve her tabloya gerçekte ne olduğuna göre davranmaktır.
Hepsi bir arada yaklaşımının başarısız olma nedeni devasa, riskli ve çoğunlukla gereksiz olmasıdır. Herhangi bir işletmedeki tabloların çoğu zararsızdır ve onları yeniden kurmak hiçbir şey kazandırmaz. Değer birkaç tabloda yoğunlaşmıştır; yük taşıyan, hataya yatkın ve aralarında elle kopyalanan tablolar, ve bunları bulmak işin tamamıdır. Triyaj size çabayı nereye harcayacağınızı ve, aynı ölçüde önemlisi, nereye harcamayacağınızı söyler.
Yani ilk hamle bir şey inşa etmek değildir. Bütün yığına bakmak ve onu ayıklamaktır; çünkü envanterini çıkarmadığınız şeyi mantıklı biçimde değiştiremezsiniz.
İşletmenin gerçekten bağımlı olduğu elektronik tabloları listelemek ve her biri için kaderini belirleyen o birkaç gerçeği yakalamak için kısa bir süre ayırın. Bu bir kağıt üzerinde iş, ve tüm çabanın en yüksek getirili saatidir.
Bir lojistik firması “bütün elektronik tabloları değiştirmesi” gerektiğini varsaydı ve dev bir projeye hazırlandı. Envanter on dört tablo gösterdi; bunlardan on biri zararsız ve gayet iyiydi, ikisinin yalnızca aralarındaki haftalık kopyala-yapıştırın otomatikleştirilmesi gerekiyordu ve tam olarak biri, yani herkesin bağımlı olduğu ve her ay bozulan sevkiyat takipçisi, gerçek riskti. Proje “her şeyi yeniden kur”dan “bir tabloyu yeniden kur, iki eki otomatikleştir, on biri olduğu gibi bırak”a küçüldü, ve işte bu yüzden gerçekten tamamlandı.
Envanter elinizdeyken her elektronik tablo üç kovadan birine düşer, ve yakaladığınız gerçekler hangisi olduğunu açıkça gösterir.
“Elektronik tablolardan kurtulmaya” karar verdiğinizde içgüdü hepsini değiştirmektir, ama bu neredeyse her zaman yanlıştır. Elektronik tablo, basit, düşük riskli, tek sahipli bir iş için gerçekten en iyi araçtır ve bunları yazılım olarak yeniden kurmak hiçbir fayda sağlamadan maliyet ve katılık ekler. Kazanç, birkaç yük taşıyan tabloyu yeniden kurmaktan ve birkaç elle ekini otomatikleştirmekten, sonra da geri kalanını bilinçli olarak yalnız bırakmaktan gelir. Kendini tutmak stratejinin bir parçasıdır.
Hangi tabloları yeniden kuracağınızı ve hangi ekleri otomatikleştireceğinizi bildiğinizde, sıra ve yöntem sizi bütün işletmeyi tek seferlik bir büyük patlama geçişine bahis oynamaktan korur.
Bunu şimdi pratik kılan şey, ihtiyaç duyan birkaç tabloyu yeniden kurmanın artık bir geliştirici, bir bütçe ve bir sıra anlamına gelmemesidir. Yük taşıyan bir elektronik tablonun ardındaki iş akışını, kayıtlarını, kurallarını, ona kimin dokunduğunu tarif edebilir ve aynı gün çalışan bir uygulama alabilirsiniz, sonra onu tablonun yanında çalıştırıp tablo güveni kazandığında emekliye ayırırsınız. Tesadüfen büyüyen yığın, bilerek değiştirilir; her seferinde bilinçli tek bir karar, ve kurduğunuz yazılımın ve verinin sahipliğini elinizde tutarsınız. Yeniden kurmaya değer tabloları tarif edin ve onlara göre biçimlenmiş bir yazılım alın; böylece o tesadüfi işletim sistemi, gerçekten kendinizin seçtiği bir sisteme dönüşsün.
Neredeyse hiçbir zaman hepsini değil. Bir işletme, aynı olmayan bir elektronik tablo yığınının üzerinde döner: çoğu zararsız ve gayet iyidir, bazılarının yalnızca aralarındaki elle kopyalamanın otomatikleştirilmesi gerekir ve yük taşıyan, hataya yatkın birkaçı yazılım olarak yeniden kurulmaya değer. Yığını triyaj edin ve her tabloya ne olduğuna göre davranın; kendini tutmak stratejinin bir parçasıdır.
Her birinin envanterini çıkarın ve neyi barındırdığını, yarın yanlış olursa neyin bozulacağını, diğer tablolara nasıl bağlandığını ve halihazırda ne sıklıkta hata verdiğini sorun. Doğrulama ve izinlerin karşılığını verdiği yük taşıyan, hataya yatkın, çok kişili tabloları yeniden kurun; tabloların elle kopyalandığı ekleri otomatikleştirin; ve basit, düşük riskli, tek sahipli tabloları olduğu gibi bırakın.
En kolay değil, en riskli önce. Yük taşıyan, hataya yatkın tek tabloyu basit olanlardan önce yeniden kurun, gerçek veriyi içe aktarın ve yeni yazılımı bir iki hafta tablonun yanında bir güvenlik ağı olarak çalıştırın. Sonra elle eklerini otomatikleştirin ve bir sonrakine geçin. Sıralı çalışan parçalar, birkaç süreci aynı anda bozan bir büyük patlama geçişinden üstündür.
Çoğu durumda artık yok. Yük taşıyan bir elektronik tablonun ardındaki iş akışını, kayıtlarını, kurallarını ve onu kimin kullandığını tarif edebilir ve aynı gün çalışan bir uygulama alabilir, onu tabloyla paralel çalıştırabilir ve tablo güveni kazandığında emekliye ayırabilirsiniz. Yalnızca önemli tabloları triyaj edip değiştirmeyi büyük bir proje yerine pratik kılan şey işte budur.