ایک پورٹل کے لیے کلائنٹ کی رسائی، ریکارڈز، فائلز، درخواستوں، منظوریوں، پیغامات اور اطلاعات کی منصوبہ بندی کریں جو دوسرا ان باکس بنانے کے بجائے ای میل کو کم کرتا ہے۔
ایجنسیاں، کنسلٹنٹس، اکاؤنٹنٹس، کلینک، قانونی ٹیمیں، اور سروس فرم جو بکھرے ہوئے ای میل تھریڈز کے ذریعے کلائنٹ کے کام کو مربوط کرتی ہیں۔
- ایک واضح کلائنٹ اور عملے کی اجازت کا ماڈل
- سٹیٹس، فائلوں، درخواستوں اور فیصلوں کے لیے ایک جگہ
- ایک لانچ پلان جو ایک حقیقی سروس ورک فلو سے شروع ہوتا ہے
بار بار ای میلز کی فہرست بنائیں: اسٹیٹس کے بارے میں پوچھنا، فائل دوبارہ بھیجنا، کام کی منظوری دینا، تفصیلات کو اپ ڈیٹ کرنا، یا اگلا مرحلہ تلاش کرنا۔ یہ لمحات پورٹل نیویگیشن بن جاتے ہیں۔ داخلی نظام کو کلائنٹ کا سامنا کرنے والی اسکرین میں کاپی کرنے سے گریز کریں۔
لاگ ان ایک اجازت ماڈل نہیں ہے۔ فیصلہ کریں کہ کون سی کمپنی، پروجیکٹ، دستاویز، انوائس، پیغام، اور کام ہر کلائنٹ کے رابطہ کو دیکھ سکتا ہے۔ عملے کے کرداروں کے لیے الگ قوانین کی ضرورت ہوتی ہے۔ حقیقی ڈیٹا شامل کرنے سے پہلے دو کلائنٹس اور عملے کے دو ارکان کے ساتھ رسائی کی جانچ کریں۔
ایک عام سفر کا انتخاب کریں جیسے دستاویزات جمع کروانا، قابل ڈیلیوری کا جائزہ لینا، یا کیس کی صورتحال کی جانچ کرنا۔ خالی حالت، توثیق، تصدیق، عملے کا فالو اپ، اور تکمیل کا پیغام شامل کریں۔ ایک مکمل شدہ لوپ دس جزوی ٹیبز سے زیادہ قدر پیدا کرتا ہے۔
وصول کنندہ کی واضح کارروائی ہونے پر پیغام بھیجیں، اور براہ راست متعلقہ ریکارڈ سے لنک کریں۔ نوٹیفکیشن لاگ رکھیں اور لوگوں کو غیر ضروری اپ ڈیٹس کو کنٹرول کرنے دیں۔ ایک پورٹل کو ان باکس کے شور کو کم کرنا چاہیے، ہر داخلی تبدیلی کو ای میل میں ظاہر نہیں کرنا چاہیے۔
مجاز کردہ اقسام، سائز کی حدود، برقرار رکھنے، ڈاؤن لوڈ کی اجازت، اور حذف کرنے کی وضاحت کریں۔ ریکارڈ کریں کہ کس نے حساس دستاویز کو اپ لوڈ کیا یا دیکھا۔ نجی فائلوں کو عوامی URLs پر نہ رکھیں یا تحفظ کے لیے ناقابل تصور فائل نام پر انحصار کریں۔
چند کلائنٹس اور ایک سروس لائن کے ساتھ شروع کریں۔ دیکھیں کہ وہ کہاں ہچکچاتے ہیں اور کون سی ای میلز جاری رہتی ہیں۔ سب کو مدعو کرنے سے پہلے لیبلز اور گمشدہ مراحل کو بہتر بنائیں۔ پورٹل تب کامیاب ہوتا ہے جب کلائنٹ یہ پوچھے بغیر کام مکمل کر سکتے ہیں کہ کہاں جانا ہے۔
محفوظ رسائی، واضح حیثیت، اگلی مطلوبہ کارروائی، فائل ایکسچینج، اور ایک مکمل منظوری یا درخواست ورک فلو کے ساتھ شروع کریں۔
ایک پورٹل اجازتوں، ریکارڈز، ورک فلو کی حالت، اعمال اور مواصلات کو یکجا کرتا ہے۔ مشترکہ ڈرائیو بنیادی طور پر فائلوں کو اسٹور کرتی ہے۔
ہاں۔ ماڈل کمپنی کی رکنیت اور انفرادی کردار تاکہ فنانس، مینیجرز اور تعاون کنندگان صرف وہی دیکھ سکیں جو ان کے کام کی ضرورت ہے۔
ایک بار بار ہونے والے کام کو حل کریں، اطلاعات کو براہ راست اس سے لنک کریں، انٹرفیس کو آسان رکھیں، اور پورٹل کے تیار ہونے کے بعد ای میل کے ذریعے مسابقتی عمل کو چلانا بند کریں۔