ایک عملی رہنمائی کہ اپنی ٹیم کے کام کرنے اور ترسیل کے اصل طریقے کے گرد پراجیکٹ مینجمنٹ سسٹم کیسے بنایا جائے: عام پراجیکٹ ٹولز کیوں نظرانداز ہو جاتے ہیں، اپنے حقیقی مراحل اور حوالگیوں کا نمونہ کیسے بنائیں، پہلے ورژن میں کیا ہونا چاہیے، اور اسٹیٹس میٹنگز کے بغیر جاری کام کیسے دیکھیں۔
ایجنسیاں، تخلیقی ٹیمیں، ٹھیکیدار، پروڈکٹ ٹیمیں اور خدماتی کاروبار جن کی ترسیل تیار شدہ پراجیکٹ ٹولز میں فٹ نہیں بیٹھتی۔
- ایک پراجیکٹ نمونہ جو آپ کی حقیقی ترسیل کے مراحل اور حوالگیوں پر بنا ہو
- جاری کام کا ایک منظر جو اسٹیٹس میٹنگ کی جگہ لے لے
- ایک ایسا سسٹم جسے آپ اپنی ترسیل کے عمل میں تبدیلی کے ساتھ نئے سرے سے ڈھال سکیں
زیادہ تر ٹیمیں کوئی نہ کوئی پراجیکٹ مینجمنٹ ٹول آزما چکی ہیں اور پھر اسپریڈ شیٹس اور چیٹ کی طرف لوٹ آئی ہیں۔ مسئلہ ٹول نہیں تھا؛ مسئلہ اس کی مناسبت تھی۔ عام پراجیکٹ ٹولز ایک شکل مسلط کرتے ہیں، کالموں میں گھومتے کام، جبکہ آپ کی ترسیل کی اپنی ایک شکل ہوتی ہے: آپ کے مراحل، آپ کی منظوریاں، آپ کی حوالگیاں۔ جب ٹول اس بات سے میل نہیں کھاتا کہ آپ حقیقت میں کیسے کام پہنچاتے ہیں، تو اسے اپ ڈیٹ کرنا بےکار مشقت بن جاتا ہے اور وہ خاموشی سے مر جاتا ہے۔ یہ رہنمائی ایسا سسٹم بنانے کے بارے میں ہے جو میل کھائے، تاکہ وہ ٹک سکے۔
کیونکہ وہ ایک عام شکل مسلط کرتے ہیں، عموماً کالموں میں سرکتے کام، جبکہ آپ کی ترسیل کے مخصوص مراحل، منظوریاں اور حوالگیاں ہوتی ہیں جو اس پر منطبق نہیں ہوتیں۔ چنانچہ لوگ انتظامیہ کی خاطر ٹول کو اپ ڈیٹ رکھتے ہیں جبکہ اصل ہم آہنگی چیٹ میں ہوتی ہے، ٹول پرانا پڑ جاتا ہے اور دیکھنے کی جگہ بننے کے بجائے اپ ڈیٹ کرنے کی دوسری جگہ بن جاتا ہے۔ پراجیکٹ سسٹم صرف تب ٹکتا ہے جب اس کے مراحل آپ کے مراحل ہوں، آپ ہی کے الفاظ میں۔
علامت جانی پہچانی ہے: ٹول کہتا ہے کہ پراجیکٹ "جاری ہے" جبکہ سب جانتے ہیں کہ دراصل وہ "کلائنٹ کی فائلوں کا منتظر" ہے، ایک ایسی حالت جس کا ٹول کے پاس کوئی نام نہیں۔ ہر گمشدہ حالت ایک چھوٹا جھوٹ ہے، اور چھوٹے جھوٹوں سے بھرا بورڈ ایسا ہوتا ہے جس پر کوئی بھروسا نہیں کرتا، اس لیے کوئی اسے تازہ نہیں رکھتا۔ حل مزید نظم و ضبط نہیں؛ بلکہ ایسا سسٹم ہے جس کے مراحل اصل مراحل سے میل کھائیں، بشمول وہ ناخوشگوار انتظار کی حالتیں جہاں کام واقعی رک جاتا ہے۔
یہی وجہ ہے کہ اپنی ترسیل کو بیان کر کے اس کے گرد سسٹم بنانا کسی اور کے سانچے کو ترتیب دینے سے بہتر ہے۔ مراحل، منظوری کے مقامات اور حوالگیاں ہی اصل مصنوع ہیں، اور یہ آپ کے کام کرنے کے طریقے کے لیے مخصوص ہیں۔
کسی بھی بورڈ سے پہلے، دوبارہ تعمیر کریں کہ چند حالیہ پراجیکٹ حقیقت میں شروع سے مکمل ہونے تک کیسے چلے، بشمول یہ کہ وہ کہاں رکے۔ آپ اپنی ترسیل کی شکل کشید کر رہے ہیں۔
ایک ڈیزائن اسٹوڈیو مسلسل اپنے پراجیکٹ "کلائنٹ کو بھیجا گیا" اور "کلائنٹ نے جواب دیا" کے درمیان کی خلا میں کھو دیتا تھا، جہاں چیزیں کئی دن بغیر کسی ذمہ دار اور بغیر کسی نظر آنے والی گھڑی کے پڑی رہتی تھیں۔ جب ایمانداری سے نمونہ بنایا گیا تو اس کے بہاؤ میں آٹھ مراحل تھے، جن میں سے تین انتظار کی حالتیں تھیں، اور فیصلہ کن خوبی محض یہ تھی کہ انتظار کی حالتوں کو ایک گھڑی کے ساتھ نظر آنے والا بنایا جائے، تاکہ ایک ہفتے سے "کلائنٹ کی رائے کا منتظر" میں پھنسا پراجیکٹ عام "جاری ہے" کالم میں چھپنے کے بجائے سرخ نظر آئے۔ اور کچھ نہیں بدلا، اور بروقت ترسیل میں زبردست اضافہ ہوا۔
پراجیکٹ ٹولز تقریباً کسی بھی دوسری قسم سے تیز تر پھولتے ہیں: وقت کی پیمائش، بلنگ، وسائل کی منصوبہ بندی، کلائنٹ پورٹل، انحصار۔ پہلا ورژن سب سے چھوٹی وہ چیز ہے جو کام کو نظر آنے والا اور رواں رکھے۔
باقاعدہ اسٹیٹس میٹنگ اس لیے وجود رکھتی ہے کیونکہ اسٹیٹس کہیں نظر نہیں آتا؛ لوگ اکٹھے ہوتے ہیں تاکہ زبانی وہ بتائیں جو ایک اچھا سسٹم دکھا دیتا۔ پراجیکٹ سسٹم کا مقصد اس میٹنگ کو غیر ضروری بنانا ہے، نہ کہ ایک ایسا ٹول شامل کرنا جس کے بارے میں آپ اسی میٹنگ میں بات کریں۔
آپ وہاں تب پہنچتے ہیں جب کوئی بھی ایک منظر کھول کر ہر پراجیکٹ، اس کا مرحلہ، اس کا ذمہ دار، اور یہ کہ وہ کتنی دیر سے بیٹھا ہے، دیکھ سکے۔ گھڑی کے ساتھ انتظار کے مراحل خاموش رکاوٹوں کو نظر آنے والی رکاوٹوں میں بدل دیتے ہیں؛ ایک پراجیکٹ جو آٹھ دن سے "کلائنٹ کے جائزے" میں ہے خود بخود سامنے آ جاتا ہے، اور گفتگو دریافت کے بجائے فیصلہ بن جاتی ہے۔ جب بورڈ قابلِ اعتماد اور تازہ ہو، تو میٹنگ سکڑ کر انہی چند چیزوں تک رہ جاتی ہے جنہیں واقعی بحث کی ضرورت ہوتی ہے، اور اکثر غائب ہو جاتی ہے۔
سسٹم کو قابلِ اعتماد رکھنا دو چیزوں پر منحصر ہے جو اس کی ملکیت سے آتی ہیں: بورڈ حقیقت سے میل کھاتا ہے کیونکہ آپ کے مراحل اصل مراحل ہیں، اور وہ میل کھاتا رہتا ہے کیونکہ جب آپ کی ترسیل ارتقا پذیر ہو تو آپ خود مراحل بدل سکتے ہیں۔ ایک پراجیکٹ سسٹم جو آپ کے ورک فلو کے گرد بنا ہو، جسے آپ کسی انجینئرنگ ٹکٹ کے بغیر نئے سرے سے ڈھال سکیں، وہی ہے جسے آپ کی ٹیم تازہ رکھتی ہے، کیونکہ وہ بالآخر کام کے بارے میں سچ بول رہا ہوتا ہے۔
کیونکہ ٹول ایک عام شکل مسلط کرتا ہے، عموماً کالموں میں کام، جو آپ کی حقیقی ترسیل کے مراحل، منظوریوں اور حوالگیوں سے میل نہیں کھاتا۔ لوگ اسے انتظامیہ کی خاطر تازہ رکھتے ہیں جبکہ اصل ہم آہنگی چیٹ میں رہتی ہے، اس لیے وہ پرانا پڑ جاتا ہے۔ سسٹم تب ٹکتا ہے جب اس کے مراحل آپ کے اصل مراحل ہوں، بشمول وہ انتظار کی حالتیں جہاں کام واقعی رک جاتا ہے۔
دوبارہ تعمیر کریں کہ چند حالیہ پراجیکٹ حقیقت میں کیسے چلے، بشمول یہ کہ وہ کہاں رکے، اور اصل مراحل کو اپنے الفاظ میں نام دیں: بریف شدہ، ڈیزائن میں، کلائنٹ کا جائزہ، ترامیم، منظور شدہ، وغیرہ۔ سب سے اہم، "کلائنٹ کی رائے کا منتظر" جیسی انتظار کی حالتیں ضرور شامل کریں، کیونکہ عام ٹولز میں کام وہیں چھپتا ہے۔
پراجیکٹ جو ایک واضح حقیقی مرحلے میں بیٹھے ہوں، ہر پراجیکٹ اور مرحلے کے لیے ایک ذمہ دار، تمام جاری کام کا ایک واحد منظر بمطابق مرحلہ، اور واضح حوالگیاں تاکہ اگلا ذمہ دار بغیر چیٹ پیغام کے جان جائے۔ وقت کی پیمائش، بلنگ اور انحصار سب دوسرے ورژن کا انتظار کر سکتے ہیں۔
کافی حد تک، ہاں۔ میٹنگ اس لیے موجود ہے کیونکہ اسٹیٹس کہیں نظر نہیں آتا۔ جب ایک قابلِ اعتماد منظر ہر پراجیکٹ، اس کا مرحلہ، اس کا ذمہ دار، اور یہ کہ وہ کتنی دیر سے بیٹھا ہے، انتظار کے مراحل پر ایک گھڑی کے ساتھ دکھائے، تو میٹنگ کا دریافت والا حصہ غائب ہو جاتا ہے اور صرف حقیقی فیصلے باقی رہتے ہیں۔ بورڈ کا تازہ اور سچا ہونا لازم ہے، اور یہ اسے خود سنبھالنے اور ڈھالنے سے آتا ہے۔